MÉMO - Les relances clients
Une facture qui dépasse son échéance n'appelle pas immédiatement une mise en demeure : le recouvrement client suit une gradation, de la simple relance préventive jusqu'à la mise en demeure qui précède l'action contentieuse.
Respecter cette gradation préserve la relation commerciale tout en sécurisant le recouvrement.
Concrètement, il s'agit de savoir quelles sont les étapes, et jusqu'à quand on peut agir.
Réponse rapide
| Question | Réponse |
|---|---|
| Faut-il attendre l'échéance pour relancer ? | Non : une relance préventive sécurise le paiement, notamment sur les montants importants |
| Qu'est-ce qu'une mise en demeure ? | Un courrier formel, avec accusé de réception, qui somme le client de payer et fait courir certains effets juridiques |
| Jusqu'à quand une créance commerciale peut-elle être recouvrée ? | Cinq ans à compter de son échéance, sauf régime particulier, article L. 110-4 du Code de commerce |
Les étapes d'un processus de relance gradué
| Étape | Moment | Forme | Objectif |
|---|---|---|---|
| Relance préventive | Avant l'échéance, par exemple à J-5 | E-mail ou SMS informatif | Rappeler l'échéance à venir, sans caractère comminatoire |
| Relance amiable simple | Peu après l'échéance, par exemple à J+8 | E-mail ou appel | Signaler le retard et proposer un règlement rapide |
| Relance amiable renforcée | Retard confirmé, de J+15 à J+30 | Courrier ou e-mail plus formel | Insister sur les conséquences d'un retard prolongé |
| Mise en demeure | Relances amiables sans effet | Lettre recommandée avec accusé de réception | Formaliser la demande et ouvrir la voie au contentieux |
Un exemple d'échéancier de relance
Une facture de 4 500 € HT, échue le 30 avril, reste impayée. L'entreprise applique l'échéancier suivant :
- 25 avril : relance préventive par e-mail, rappel de l'échéance à venir
- 8 mai (J+8) : relance amiable simple, par e-mail
- 15 mai (J+15) : relance amiable renforcée, par courrier
- 30 mai (J+30) : mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, délai de paiement de 8 jours
- En l'absence de réponse : orientation vers une procédure de recouvrement contentieux (injonction de payer ou référé-provision)
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Passer directement à la mise en demeure | Relation commerciale dégradée sur ce qui n'était peut-être qu'un oubli | Respecter la gradation : préventive, amiable simple, amiable renforcée, puis mise en demeure |
| Envoyer une mise en demeure par simple e-mail | Aucune preuve de réception opposable le jour où le dossier part au contentieux | Utiliser la lettre recommandée avec accusé de réception |
| Laisser une créance impayée sans relance pendant des mois | Les chances de recouvrement amiable s'effondrent avec l'ancienneté | Formaliser un échéancier déclenché dès le dépassement de l'échéance |
| Oublier le délai de prescription | La créance devient irrécouvrable en droit, sans qu'aucune procédure n'ait été engagée | Suivre l'échéance de chaque facture et agir avant l'expiration des cinq ans |
| Ne conserver aucune trace des relances envoyées | Ni la dépréciation ni l'action contentieuse ne peuvent être étayées | Archiver chaque relance : c'est la pièce qui justifie la suite |
| Relancer sans avoir lettré le compte au préalable | Le client reçoit une relance sur une facture déjà réglée | Lettrer avant toute campagne de relance |
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En résumé
| Point clé | Réponse |
|---|---|
| Quel est le délai de prescription d'une créance commerciale ? | Cinq ans à compter de l'exigibilité, sauf délai spécial, article L. 110-4 du Code de commerce |
| La mise en demeure interrompt-elle la prescription ? | Non : seules une action en justice ou une reconnaissance de dette l'interrompent |
| Que faire si la mise en demeure reste sans réponse ? | Engager une procédure de recouvrement contentieux |
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