MÉMO - Le lettrage des comptes clients
Un compte client affiche rarement un solde unique et lisible : il accumule des factures, des règlements partiels, parfois des avoirs, sur plusieurs mois.
Le lettrage est l'opération qui consiste à faire correspondre chaque écriture de débit (facture) avec l'écriture de crédit (règlement) qui l'a soldée, en leur attribuant une même lettre. Ce qui reste non lettré constitue, en principe, la créance réellement due.
Comment lettrer un compte client, et que faire des écritures qui refusent de se solder deux à deux ?
Réponse rapide
| Question | Réponse |
| Qu'est-ce que lettrer un compte client ? | Associer une même lettre à une facture et au(x) règlement(s) qui la soldent, pour identifier ce qui reste dû |
| Le lettrage est-il une obligation légale ? | Non, c'est une pratique de gestion recommandée, non imposée par le Code de commerce ou le PCG |
| Un solde non lettré est-il forcément un impayé ? | Non : il peut aussi résulter d'un écart de montant, d'un double règlement ou d'une erreur d'imputation |
Lettrage manuel ou lettrage automatique ?
| Critère | Lettrage manuel | Lettrage automatique |
| Principe | L'utilisateur sélectionne lui-même les écritures à rapprocher | Le logiciel rapproche les écritures dont les montants correspondent exactement |
| Avantage | Permet de traiter les cas particuliers (règlements groupés, écarts d'arrondi) | Rapide sur un volume important d'écritures simples |
| Limite | Chronophage sur un grand nombre de comptes | Ne traite pas les règlements partiels, groupés ou avec écart |
| Usage recommandé | En complément, pour les cas non résolus par l'automatique | En première passe, sur les rapprochements simples (1 facture = 1 règlement identique) |
Un exemple
Le compte du client Durand présente les mouvements suivants :
| Date | Libellé | Débit | Crédit | Lettre |
| 05/03 | Facture n°1201 | 1 200 € | A | |
| 18/03 | Règlement facture n°1201 | 1 200 € | A | |
| 02/04 | Facture n°1256 | 850 € | B | |
| 30/04 | Règlement partiel facture n°1256 | 500 € | (non lettré) |
- La facture n°1201 est intégralement lettrée (A) : elle est soldée.
- La facture n°1256 (B) ne peut pas être lettrée avec le règlement de 500 € : il ne s'agit que d'un règlement partiel.
- Le solde réellement dû par le client Durand est donc de 350 € (850 − 500), à faire figurer dans les relances et la balance âgée.
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
| Erreur | Bonne pratique |
| Lettrer un règlement partiel avec la facture correspondante, comme si elle était soldée | Ne lettrer que lorsque les montants correspondent exactement ; sinon, laisser en instance jusqu'au complément de règlement |
| Ne jamais analyser les écritures non lettrées anciennes | Revoir régulièrement les soldes non lettrés pour identifier les vrais impayés, doublons ou erreurs d'imputation |
| Lettrer par client sans tenir compte du numéro de facture | Toujours rattacher un règlement à une facture précise, notamment en cas de plusieurs factures en cours |
| Considérer le lettrage comme une simple formalité de fin d'exercice | L'intégrer dans le suivi courant, en amont de la balance âgée et des relances |
En résumé
| Point clé | Réponse |
| Le lettrage change-t-il le solde comptable du compte client ? | Non, il n'a aucun impact sur le solde ; il ne fait qu'identifier ce qui est soldé et ce qui reste dû |
| Peut-on lettrer un avoir avec la facture d'origine ? | Oui, un avoir peut être lettré avec la facture qu'il corrige, au même titre qu'un règlement |
| Le lettrage remplace-t-il la balance âgée ? | Non, il en est le préalable : seules les créances non lettrées, correctement identifiées, alimentent une balance âgée fiable |
