MÉMO - Le lettrage des comptes clients
Un compte client affiche rarement un solde unique et lisible : il accumule des factures, des règlements partiels, parfois des avoirs, sur plusieurs mois.
Le lettrage consiste à faire correspondre chaque écriture de débit avec le crédit qui l'a soldée, en leur attribuant une même lettre.
Concrètement, il s'agit de savoir comment lettrer un compte, et surtout que faire des écritures qui refusent de se solder deux à deux.
Réponse rapide
| Question | Réponse |
|---|---|
| Qu'est-ce que lettrer un compte client ? | Associer une même lettre à une facture et aux règlements qui la soldent, pour isoler ce qui reste dû |
| Le lettrage est-il une obligation légale ? | Non : c'est une pratique de gestion recommandée, ni imposée par le Code de commerce ni par le PCG |
| Un solde non lettré est-il forcément un impayé ? | Non : écart de montant, double règlement, avoir non imputé ou erreur d'imputation produisent le même symptôme |
| Le lettrage modifie-t-il le solde du compte ? | Non, jamais : il ne fait qu'identifier ce qui est soldé |
Lettrage manuel ou lettrage automatique ?
| Critère | Lettrage manuel | Lettrage automatique |
|---|---|---|
| Principe | L'utilisateur sélectionne lui-même les écritures à rapprocher | Le logiciel rapproche les écritures dont les montants correspondent exactement |
| Avantage | Traite les cas particuliers : règlements groupés, écarts d'arrondi, escompte déduit | Rapide sur un volume important d'écritures simples |
| Limite | Chronophage sur un grand nombre de comptes | Laisse de côté les règlements partiels, groupés ou comportant un écart |
| Usage recommandé | En complément, sur les cas non résolus | En première passe, sur les rapprochements simples |
Un exemple
Le compte du client Durand présente les mouvements suivants :
| Date | Libellé | Débit | Crédit | Lettre |
|---|---|---|---|---|
| 05/03 | Facture n° 1201 | 1 200,00 € | A | |
| 18/03 | Règlement facture n° 1201 | 1 200,00 € | A | |
| 02/04 | Facture n° 1256 | 850,00 € | B | |
| 30/04 | Règlement partiel facture n° 1256 | 500,00 € | non lettré |
- La facture n°1201 est intégralement lettrée (A) : elle est soldée.
- La facture n°1256 (B) ne peut pas être lettrée avec le règlement de 500 € : il ne s'agit que d'un règlement partiel.
- Le solde réellement dû par le client Durand est donc de 350 € (850 − 500), à faire figurer dans les relances et la balance âgée.
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Lettrer un règlement partiel comme s'il soldait la facture | La créance résiduelle disparaît du suivi : elle ne sera ni relancée ni dépréciée | Ne lettrer que lorsque les montants se correspondent, et laisser en instance jusqu'au complément |
| Ne jamais analyser les écritures non lettrées anciennes | Les vrais impayés se noient parmi les doublons et les erreurs d'imputation | Revoir périodiquement les soldes non lettrés et qualifier chaque anomalie |
| Lettrer par client sans tenir compte du numéro de facture | L'imputation devient fausse dès que plusieurs factures coexistent, et la balance âgée avec elle | Rattacher chaque règlement à une facture précise |
| Traiter le lettrage comme une formalité de fin d'exercice | Les écarts se découvrent onze mois trop tard | L'intégrer au suivi courant, en amont de la balance âgée et des relances |
| Oublier de lettrer les avoirs avec la facture qu'ils corrigent | Le compte reste débiteur alors que le client ne doit plus rien | Lettrer ensemble facture, avoir et règlement, et non ligne à ligne |
| Forcer un lettrage malgré un écart d'arrondi ou un escompte déduit | L'écart disparaît sans être analysé ni comptabilisé | Constater l'écart dans le compte approprié, escompte accordé ou perte, puis lettrer |
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En résumé
| Point clé | Réponse |
|---|---|
| Le lettrage change-t-il le solde comptable ? | Non : il identifie ce qui est soldé et ce qui reste dû |
| Peut-on lettrer un avoir avec la facture d'origine ? | Oui, au même titre qu'un règlement |
| Le lettrage remplace-t-il la balance âgée ? | Non, il en est le préalable : seules des créances correctement lettrées donnent une balance âgée fiable |
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