FICHE IA - TVA sur les encaissements : préparer les données de paiement à transmettre avec l'IA
Pourquoi utiliser l'IA pour cette tâche ?
Pour une prestation de services sans option pour les débits, et pour un acompte, la TVA est exigible à l'encaissement.
Le fournisseur transmet alors la date et le montant encaissés, ventilés par taux, en posant le statut « Encaissée » sur la facture.
Selon le BOFiP du 30 septembre 2026, l’obligation s’applique depuis le 1er septembre 2026 aux grandes entreprises et aux ETI, et au 1er septembre 2027 aux PME et aux micro-entreprises. L’administration recommande une transmission par la plateforme dans les 24 heures.
Une donnée non transmise coûte 500 €.
Le rapprochement entre le relevé bancaire et les factures ouvertes est au cœur de cette opération : l'IA le prépare, calcule les ventilations des paiements partiels, et signale chaque doute. Le comptable valide avant de poser les statuts.
Ce que l'IA peut faire
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| Tâche | Apport de l'IA |
|---|---|
| Rapprocher le relevé et les factures. | Elle associe chaque encaissement à une facture, par la référence, puis par le montant et le client. |
| Traiter les paiements partiels. | Elle répartit le montant encaissé entre les taux de TVA, au prorata de la facture. |
| Préparer les données du statut. | Elle produit, pour chaque facture, le SIREN, le numéro, la date d'encaissement et le montant ventilé par taux. |
| Signaler les doutes. | Elle isole les encaissements sans facture et les rapprochements incertains. |
| Repérer les retards. | Elle liste les factures échues non encaissées, utiles pour les relances. |
| Tenir le rythme. | Elle permet de traiter le relevé chaque semaine, sans attendre la clôture du mois. |
Ce que l'IA ne doit pas faire
- Se connecter à la banque ou à la plateforme : elle ne voit que les fichiers transmis.
- Poser le statut « Encaissée » : c'est le fournisseur qui le pose, par sa plateforme, après contrôle.
- Forcer un rapprochement douteux : un encaissement incertain reste « à vérifier ».
- Décider si une opération relève de la TVA à l'encaissement : cette qualification est faite en amont par le comptable.
Point de vigilance : RGPD et confidentialité
Un relevé bancaire est un document sensible.
Avant l'envoi, supprimer le numéro de compte, l'IBAN, le solde et les lignes sans rapport avec les clients (salaires, charges sociales, impôts).
Pour un client particulier, remplacer le nom par « Client particulier ».
Utiliser une version professionnelle de l'outil, sans réutilisation des données pour l'entraînement.
Méthode en 6 étapes
- Exporter le relevé bancaire de la période au format CSV et ne garder que les encaissements clients.
- Exporter du logiciel la liste des factures ouvertes de prestations de services sans option pour les débits, et des factures d'acompte, avec la ventilation par taux.
- Coller le prompt et joindre les deux fichiers.
- Traiter les lignes « à vérifier » et « non rapproché » à l'aide des pièces : avis de virement, remise de chèques, courriel du client.
- Poser le statut « Encaissée » sur chaque facture validée, par la plateforme, et lettrer les comptes clients.
- Archiver le tableau de rapprochement avec le relevé : il justifie les données transmises.
Le prompt à utiliser
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CONTEXTE : Je suis comptable. Je prépare les données de paiement à transmettre pour les opérations dont la TVA est exigible à l'encaissement : prestations de services sans option pour les débits, et acomptes. Je te transmets deux fichiers :
OBJECTIF : Rapprocher les encaissements du relevé des factures ouvertes, puis préparer, pour chaque facture encaissée, les données du statut « Encaissée ».
RÈGLES À APPLIQUER :
FORMAT ATTENDU :
CONTRAINTES :
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Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
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| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Retenir la date de l'ordre de paiement. | La date transmise est fausse. | Retenir la date de l'encaissement effectif sur le relevé. |
| Inclure les ventes de biens dans la liste. | Des données de paiement inutiles sont préparées. | Ne transmettre que les prestations de services sans option pour les débits et les acomptes. |
| Ventiler un paiement partiel sur un seul taux. | La TVA transmise ne correspond pas à la facture. | Répartir au prorata des montants TTC par taux. |
| Accepter les rapprochements sans contrôle. | Un encaissement est affecté à la mauvaise facture. | Contrôler chaque ligne « partiel » et « à vérifier » avec les pièces. |
| Traiter le relevé une fois par mois. | Les statuts sont posés tard et les oublis s'accumulent. | Traiter le relevé chaque semaine. |
| Envoyer le relevé complet. | Des données bancaires et salariales sont transmises sans nécessité. | Ne garder que les encaissements clients et supprimer l'IBAN. |
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- Sanctions de la facturation électronique : ce que l'on risque en 2026 et en 2027
- MÉMO - Le fait générateur et l’exigibilité de la TVA
- La facture d'acompte sur vente de biens et de services
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