FICHE IA - Traiter une facture électronique rejetée ou refusée avec l'IA
Pourquoi utiliser l'IA pour cette tâche ?
Un rejet ou un refus arrive sous la forme d'un message de cycle de vie : un statut, un code motif, un code action et un libellé souvent technique. Il faut comprendre qui a bloqué la facture, choisir entre nouvelle facture, avoir interne ou avoir transmis, passer l'écriture et prévenir l'autre partie.
L'IA lit le message, applique les règles qu'on lui donne et prépare en une fois le diagnostic, la correction, l'écriture et le courriel.
Le comptable vérifie chaque proposition avant d'agir.
Ce que l'IA peut faire
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| Tâche | Apport de l'IA |
|---|---|
| Lire le message de cycle de vie. | Elle traduit le code motif et le libellé en une phrase claire : quelle donnée est en cause, et qui a posé le statut. |
| Choisir le bon traitement. | Elle distingue rejet, refus, litige et rejet Chorus Pro, et applique la règle correspondante. |
| Ordonner les actions. | Elle liste les étapes dans le logiciel de facturation, en comptabilité et sur la plateforme. |
| Préparer l'écriture d'annulation. | Elle propose l'écriture de l'avoir interne ou de l'annulation, avec les montants de la facture. |
| Rédiger le message. | Elle prépare un courriel factuel au client ou au fournisseur. |
| Prévenir la récidive. | Elle propose une correction à la source : fiche client, paramétrage, numérotation. |
Ce que l'IA ne doit pas faire
- Se connecter à la plateforme agréée ou au logiciel : elle ne voit que le message et les données qu'on lui transmet.
- Poser un statut ou déposer une facture : ces actions restent sur la plateforme, faites par le comptable.
- Deviner un code motif inconnu : elle doit demander le libellé exact.
- Remplacer le jugement professionnel : le choix entre avoir, nouvelle facture et facture rectificative reste celui du comptable.
Point de vigilance : RGPD et confidentialité
Le message de cycle de vie et la facture contiennent le nom et le SIREN du client. Le SIREN d'une entreprise est public.
Pour un client particulier, remplacer le nom par « Client particulier ».
Ne jamais transmettre de coordonnées bancaires.
Vérifier la politique de confidentialité de l'outil, et utiliser une version professionnelle, sans réutilisation des données pour l'entraînement, pour un usage régulier.
Méthode en 5 étapes
- Copier depuis la plateforme le message de cycle de vie complet : statut, code motif, code action, libellé.
- Relever les données de la facture : numéro, date, client, SIREN, montants HT, TVA, TTC, nature de l'opération.
- Compléter le prompt (fournisseur ou client, Chorus Pro ou non), puis le coller avec le message et les données.
- Vérifier le diagnostic et l'écriture, puis faire les corrections dans le logiciel de facturation et en comptabilité.
- Déposer la facture corrigée ou la nouvelle facture, envoyer le message, et suivre le nouveau statut.
Le prompt à utiliser
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CONTEXTE : Je suis [comptable fournisseur / comptable client]. Une facture électronique vient de recevoir un statut bloquant sur notre plateforme agréée. Je te transmets : le message de cycle de vie (statut, code motif, code action, libellé), et les données de la facture concernée (numéro, date, client, SIREN, montants HT, TVA, TTC, nature de l'opération). Facture adressée au secteur public par Chorus Pro : [oui / non].
OBJECTIF : Identifier la cause du blocage, indiquer la correction à apporter et rédiger le message à adresser à l'autre partie.
RÈGLES À APPLIQUER (n'en applique aucune autre) :
FORMAT ATTENDU :
CONTRAINTES :
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Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
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| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Transmettre seulement le statut, sans le code motif. | L'IA ne peut pas identifier la donnée en cause et risque de deviner. | Copier le message de cycle de vie complet. |
| Ne pas préciser qui a posé le statut. | Un refus est traité comme un rejet, ou l'inverse. | Indiquer l'auteur du statut : plateforme ou client. |
| Oublier de signaler une facture Chorus Pro. | L'IA applique la règle entre entreprises et conseille de garder le numéro. | Répondre à la question « Chorus Pro » du prompt. |
| Passer l'écriture proposée sans contrôle. | Une erreur de compte ou de montant entre en comptabilité. | Comparer l'écriture à la facture d'origine avant de la saisir. |
| Corriger la facture sans corriger la fiche client. | La facture suivante subit le même blocage. | Appliquer la mesure de prévention proposée, dans le logiciel. |
| Envoyer le message rédigé tel quel. | Le ton ou un détail ne correspond pas à la relation avec le client. | Relire et personnaliser le message avant l'envoi. |
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Essentiels
Mémos
- Facture électronique rejetée ou refusée : qui corrige et comment ?
- L'avoir : quand et comment l'émettre
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