FICHE IA - Contrôler un lot de factures avant leur dépôt sur la plateforme
Pourquoi utiliser l'IA pour cette tâche ?
Au démarrage de la réforme, la première cause de rejet est un adressage erroné : un SIREN client faux ou absent. Viennent ensuite les numéros en double, les montants incohérents et les mentions manquantes. Chaque rejet oblige à corriger puis à redéposer la facture, et retarde le paiement. L'IA contrôle un export de plusieurs dizaines de factures en une seule passe, avant le dépôt, et rend la liste des corrections à faire. Elle ne remplace ni les contrôles automatiques de la plateforme, qui restent les seuls à faire foi, ni le jugement du comptable.
Ce que l'IA peut faire
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| Tâche | Apport de l'IA |
|---|---|
| Contrôler les quatre nouvelles mentions. | Elle vérifie le SIREN du client, l'adresse de livraison lorsqu'elle diffère, la nature de l'opération et la mention de l'option pour les débits. |
| Contrôler la forme du SIREN. | Elle vérifie les 9 chiffres et la clé de contrôle, et signale les numéros douteux. |
| Contrôler la numérotation. | Elle repère les numéros en double et les trous dans la séquence du lot. |
| Contrôler les taux et les calculs. | Elle repère un taux de TVA inexistant et recalcule la TVA et le montant TTC par taux. |
| Contrôler les mentions habituelles. | Elle repère l'absence de date de livraison, de taux de pénalités ou d'indemnité forfaitaire de 40 €. |
| Préparer les corrections. | Elle classe les anomalies par gravité et propose une correction pour chacune. |
Ce que l'IA ne doit pas faire
- Se connecter au logiciel de facturation ou à la plateforme agréée : elle ne contrôle que le fichier qu'on lui transmet.
- Corriger elle-même les factures : les corrections se font dans le logiciel de facturation, jamais dans le fichier exporté.
- Déclarer une facture conforme : seule la plateforme agréée accepte ou rejette une facture.
- Inventer un SIREN, une adresse ou un montant manquant : toute absence doit être signalée.
Point de vigilance : RGPD et confidentialité
Un lot de factures contient les coordonnées des clients et parfois des données bancaires. Avant l'envoi, supprimer les colonnes inutiles au contrôle : téléphones, courriels, IBAN.
Le SIREN et l'adresse de livraison sont nécessaires au contrôle et restent dans le fichier ; pour un client particulier, remplacer le nom par « Client particulier ».
Vérifier la politique de confidentialité de l'outil, et utiliser une version professionnelle, sans réutilisation des données pour l'entraînement, pour un usage régulier.
Méthode en 6 étapes
- Exporter le lot du logiciel de facturation au format CSV, avec une ligne par taux de TVA et par facture : numéro, date d'émission, date de livraison ou de prestation, client, SIREN du client, adresse de facturation, adresse de livraison, nature de l'opération, montant HT, taux, TVA, TTC, mentions de pénalités.
- Supprimer les colonnes inutiles au contrôle et anonymiser les particuliers.
- Compléter le prompt (option pour les débits), le coller dans l'outil, puis joindre le fichier.
- Corriger les anomalies « bloquant » dans le logiciel de facturation, puis vérifier les anomalies « à vérifier » une par une.
- Exporter à nouveau les factures corrigées et relancer le contrôle sur ces seules factures.
- Déposer le lot sur la plateforme et suivre les statuts : « Déposée », ou « Rejetée » avec son code motif.
Le prompt à utiliser
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CONTEXTE : Je suis comptable. Avant de déposer un lot de factures de vente sur notre plateforme agréée, je veux repérer les anomalies qui provoqueraient un rejet ou un refus. Je te transmets l'export CSV du lot. Notre entreprise [a / n'a pas] opté pour le paiement de la TVA d'après les débits.
OBJECTIF : Contrôler chaque facture du fichier, ligne par ligne, et lister les anomalies avec la correction à apporter.
CONTRÔLES À EFFECTUER (dans cet ordre) :
FORMAT ATTENDU :
CONTRAINTES :
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Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
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| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Corriger les anomalies dans le fichier CSV. | Le logiciel de facturation garde l'erreur, et la facture déposée reste fausse. | Corriger dans le logiciel de facturation, puis exporter à nouveau. |
| Faire confiance aux calculs de l'IA sans vérification. | Une erreur de calcul passe inaperçue, ou une fausse anomalie est signalée. | Demander les calculs par programme et contrôler quelques lignes à la main. |
| Considérer « aucune anomalie détectée » comme une validation. | Une facture rejetée par la plateforme surprend l'équipe. | Suivre le statut de chaque facture après le dépôt. |
| Exporter une ligne par facture au lieu d'une ligne par taux. | Les factures à plusieurs taux semblent fausses. | Exporter une ligne par taux de TVA et par facture. |
| Oublier de préciser l'option pour les débits. | Le contrôle 4 donne de fausses alertes, ou n'en donne aucune. | Indiquer l'option dans le CONTEXTE du prompt. |
| Corriger le SIREN d'une facture sans corriger la fiche client. | La facture suivante présente la même anomalie. | Corriger la fiche client à la source, dans le logiciel. |
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