MÉMO - Facture électronique rejetée ou refusée : qui corrige et comment ?
Depuis le 1er septembre 2026, chaque facture électronique porte un statut, transmis par les plateformes agréées. Deux statuts bloquent la facture : « Rejetée » et « Refusée ».
- Une facture rejetée est réputée non émise : le fournisseur corrige la donnée en cause et dépose à nouveau une facture, sans avoir transmis au client.
- Une facture refusée a bien été émise : le fournisseur l'annule dans sa comptabilité par un avoir interne, puis émet une nouvelle facture avec un nouveau numéro.
Les deux mots se ressemblent, et les équipes les confondent souvent. La confusion est plus grande encore pour les factures adressées au secteur public : sur Chorus Pro, le statut « Rejetée » correspond au refus des échanges entre entreprises. Comment reconnaître le bon cas, et que faire quand le client conteste seulement un prix ou une quantité ?
Réponse rapide
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| Question | Réponse |
|---|---|
| Qui pose le statut « Rejetée » ? | Une plateforme agréée : celle du fournisseur au dépôt, ou celle du client à la réception. Le rejet résulte d'un contrôle automatique, technique ou réglementaire. |
| Qui pose le statut « Refusée » ? | Le client, depuis sa propre plateforme. Il choisit un motif dans une liste fermée prévue par la norme. |
| La facture rejetée existe-t-elle ? | Non. Elle est réputée non émise. Elle n'entre pas dans le pré-remplissage de la déclaration de TVA. |
| La facture refusée existe-t-elle ? | Oui. Elle a été émise, puis elle est clôturée : aucun autre statut ne peut lui être ajouté. |
| Faut-il un avoir après un rejet ? | Pas d'avoir transmis au client : la facture ne lui est jamais parvenue. Si le logiciel de facturation l'a déjà numérotée et comptabilisée, le fournisseur l'annule par une écriture interne. |
| Faut-il un avoir après un refus ? | Oui : un avoir interne, qui annule la facture dans la comptabilité du fournisseur. Cet avoir n'est pas transmis à la plateforme. |
Rejet, refus ou litige : trois situations, trois traitements
Un troisième statut, facultatif, complète le tableau : « En litige ». Le client l'utilise lorsqu'il conteste le contenu de la facture sans en contester l'existence.
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| Point de comparaison | Facture rejetée | Facture refusée | Facture en litige |
|---|---|---|---|
| Qui pose le statut | La plateforme du fournisseur ou celle du client. | Le client. | Le client. |
| Motifs fréquents | SIREN du client erroné, numéro déjà utilisé, montants incohérents, format non admis. | Transaction inconnue du client, facture adressée à la mauvaise entité, référence contractuelle exigée absente. | Désaccord sur une quantité, un prix ou une remise. |
| Sort de la facture | Elle est réputée non émise. | Elle est émise, puis clôturée définitivement. | Elle est émise et reste dans le circuit. |
| Correction par le fournisseur | Il corrige la donnée, annule en interne la facture d'origine si elle est comptabilisée, puis dépose la facture corrigée. | Il passe un avoir interne, non transmis, puis émet une nouvelle facture si l'opération est due. | Il émet un avoir total ou partiel, ou une facture rectificative, transmis par la plateforme. |
| Numérotation | Un nouveau numéro est la solution la plus sûre : la plateforme garde souvent en mémoire le numéro présenté et rejette son second dépôt comme doublon. Conserver le numéro seulement si la plateforme le permet expressément. | La nouvelle facture reçoit un nouveau numéro, dans la suite de la séquence, et cite la facture refusée. | L'avoir ou la facture rectificative reçoit son propre numéro et cite la facture d'origine. |
| Traitement par le client | Il n'a rien à comptabiliser. | Il ne comptabilise pas la facture et attend la nouvelle facture. | Il comptabilise la facture, puis l'avoir à sa réception. |
Un exemple chiffré : la facture refusée
La société Lumen Distribution, une ETI soumise à l'obligation d'émission depuis le 1er septembre 2026, applique le taux normal de TVA de 20 %. Le 6 octobre N, elle émet la facture F-2610 pour une vente de marchandises de 2 400 € HT, soit 2 880 € TTC, au client Atelier Nord. Le 8 octobre N, le client refuse la facture avec le motif « mauvaise entité » : la commande avait été passée par sa filiale, Atelier Nord Services. Le 9 octobre N, Lumen Distribution annule la facture par un avoir interne, puis émet la facture F-2614 au nom de la filiale.
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| Date | N° compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 06/10/N | 411 Atelier Nord | Clients - facture F-2610 | 2 880,00 € | |
| 707 | Ventes de marchandises | 2 400,00 € | ||
| 44571 | TVA collectée | 480,00 € | ||
| 09/10/N | 707 | Ventes de marchandises - avoir interne sur F-2610 refusée | 2 400,00 € | |
| 44571 | TVA collectée | 480,00 € | ||
| 411 Atelier Nord | Clients | 2 880,00 € | ||
| 09/10/N | 411 Atelier Nord Services | Clients - facture F-2614 | 2 880,00 € | |
| 707 | Ventes de marchandises | 2 400,00 € | ||
| 44571 | TVA collectée | 480,00 € |
L'avoir interne contrepasse la facture refusée : l'opération n'est pas une réduction de prix, d'où l'emploi du compte 707 plutôt que du compte 709. Le compte 411 Atelier Nord est soldé et peut être lettré. Si le refus intervient avant la fin de la période de pré-remplissage, l'administration retire déjà la TVA de la facture F-2610 du pré-remplissage de la déclaration.
Cas particulier : les factures adressées au secteur public (Chorus Pro)
Les factures adressées à l'État, aux collectivités et aux établissements publics continuent de passer par Chorus Pro. Sur ce portail, le statut « Rejetée » est posé par la structure publique destinataire, après réception, lorsqu'elle refuse la facture en l'état. Le traitement suit donc la logique du refus, et non celle du rejet technique entre entreprises.
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| Statut Chorus Pro | Situation | Ce que fait le fournisseur |
|---|---|---|
| À recycler | La facture a été adressée au mauvais service de la structure publique. | Il corrige le destinataire. La facture garde son numéro. |
| Suspendue | Une pièce justificative ou une information manque. | Il complète la facture. La facture garde son numéro. |
| Rejetée | La structure publique refuse la facture en l'état, par exemple pour des données de facturation erronées. | Il émet une nouvelle facture avec un nouveau numéro : Chorus Pro garde en mémoire le numéro rejeté et bloque son second dépôt comme doublon. Il annule la facture rejetée dans sa comptabilité par un avoir du même montant. |
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
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| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Émettre un avoir transmis après un simple rejet. | L'avoir annule une facture qui n'existe pas et arrive chez le client sans objet. | Corriger la donnée en cause et redéposer la facture. |
| Redéposer telle quelle une facture refusée. | La facture est clôturée : le dépôt est rejeté comme doublon ou refusé une seconde fois. | Passer l'avoir interne, puis émettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro. |
| Redéposer sur Chorus Pro une facture « Rejetée » avec le même numéro. | Le contrôle de doublon bloque le dépôt et le paiement prend du retard. | Émettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro, et annuler la facture rejetée par un avoir. |
| Poser le statut « Refusée » pour un désaccord de prix. | La facture est clôturée alors que l'opération est due, et la correction devient plus lourde. | Poser le statut « En litige » et demander un avoir partiel ou une facture rectificative. |
| Corriger sans lire le code motif du rejet. | La correction porte sur la mauvaise donnée et le rejet se répète. | Lire le code motif et le code action renvoyés par la plateforme avant toute correction. |
| Laisser une facture rejetée sans suite. | Aucune facture n'est émise : le client n'a rien à payer, et l'entreprise soumise à l'émission encourt 50 € d'amende par facture. | Suivre chaque jour la liste des rejets et redéposer sans attendre. |
| Corriger le SIREN dans la facture sans corriger la fiche client. | La facture suivante est rejetée pour le même motif. | Corriger la fiche client dans le logiciel de facturation et vérifier l'inscription du client dans l'annuaire. |
| Comptabiliser chez le client une facture refusée. | Une charge et une TVA déductible sont enregistrées sans facture valable. | Ne comptabiliser que la nouvelle facture, à sa réception. |
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En résumé
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| Point clé | Réponse |
|---|---|
| Où trouver le motif d'un rejet ? | Dans le message de cycle de vie renvoyé par la plateforme. Un code motif désigne la donnée fautive, un code action indique la marche à suivre. |
| Le client peut-il refuser pour n'importe quel motif ? | Non. Les motifs de refus forment une liste fermée, fixée par la norme AFNOR XP Z12-012. |
| Un refus peut-il être annulé ? | Non, le statut est définitif. Le fournisseur qui conteste le refus règle le désaccord directement avec son client et conserve les justificatifs. |
| Quelle est la première cause de rejet au démarrage ? | L'adressage : un SIREN ou un SIRET du client faux, ou un client absent de l'annuaire. |
| Que faut-il conserver ? | Les messages de cycle de vie, la facture d'origine, l'avoir interne et la nouvelle facture. Ensemble, ils forment la piste d'audit de la correction. |
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Sources : guide pratique de la DGFiP « Facturation électronique : guide pratique de démarrage au 1er septembre 2026 » ; norme AFNOR XP Z12-012 (statuts et motifs de rejet et de refus) ; spécifications externes de la facturation électronique publiées par la DGFiP ; documentation Chorus Pro de l'AIFE « Suivre le traitement d'une facture ».
Dans la bibliothèque Rodco
Essentiels
- La facturation électronique
- Le contrôle des données clients et fournisseurs dans un environnement dématérialisé
Mémos
- L'avoir : quand et comment l'émettre
- La facture : mentions obligatoires et sanctions
- La piste d'audit fiable : comment sécuriser l'information comptable ?
- Plateforme agréée en panne
- Sanctions de la facturation électronique
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