FICHE IA - Cartographier les flux de facturation d'un client avec l'IA
Pourquoi utiliser l'IA pour cette tâche ?
Avant le 1er septembre 2027, chaque dossier doit savoir quelles opérations passent en facture électronique, lesquelles relèvent de l'e-reporting de transaction, lesquelles déclenchent une transmission des paiements, et lesquelles sortent du dispositif.
Ce tri se fait à partir des journaux de ventes et d'achats, souvent plusieurs centaines de lignes par dossier.
L'IA classe l'export en quelques minutes, applique les règles qu'on lui donne et signale les cas douteux. Le comptable reste seul juge : il valide chaque catégorie et chaque cas à examiner.
Ce que l'IA peut faire
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| Tâche | Apport de l'IA |
|---|---|
| Typer les tiers. | Elle range chaque client et chaque fournisseur dans un type : assujetti établi en France, particulier, établi dans l'Union européenne, établi hors de l'Union. |
| Proposer une catégorie de flux. | Elle applique les règles fournies dans le prompt et motive chaque classement en une phrase. |
| Repérer les paiements à transmettre. | Elle signale les prestations de services sans option pour les débits et les acomptes, concernés par le statut « Encaissée ». |
| Repérer les tiers sans SIREN. | Elle produit la liste des fiches à compléter avant le raccordement à la plateforme. |
| Produire une synthèse par dossier. | Elle donne le nombre d'opérations et le montant hors taxes par catégorie, prêts à reprendre dans le dossier permanent. |
| Préparer l'entretien avec le client. | Elle rédige une question par opération douteuse. |
Ce que l'IA ne doit pas faire
- Se connecter au logiciel comptable, au logiciel de facturation ou à la plateforme agréée : elle ne travaille que sur les fichiers qu'on lui transmet.
- Décider seule du régime d'une opération particulière : autoliquidation, exonération, régime de la marge, opération triangulaire.
- Remplacer le jugement professionnel du comptable, qui valide la cartographie avant tout paramétrage.
- Inventer une règle, une référence ou un SIREN : toute information absente des fichiers doit être signalée, jamais supposée.
Point de vigilance : RGPD et confidentialité
Le journal des ventes d'une entreprise qui vend à des particuliers contient des données personnelles.
Avant l'envoi, remplacer le nom de chaque particulier par « Client particulier » et supprimer les adresses, les téléphones et les coordonnées bancaires.
Le SIREN d'une entreprise est une donnée publique : il peut rester dans le fichier.
Vérifier la politique de confidentialité de l'outil, et utiliser une version professionnelle, sans réutilisation des données pour l'entraînement, pour un usage régulier en cabinet.
Méthode en 6 étapes
- Exporter du logiciel comptable, au format CSV, les écritures des comptes de ventes (70) et d'achats (60, 61, 62) sur 12 mois, avec les colonnes : date, numéro de pièce, compte, tiers, libellé, montant hors taxes, montant de TVA, code TVA.
- Exporter le fichier des tiers avec les colonnes : nom, SIREN, pays, numéro de TVA intracommunautaire, type (professionnel ou particulier).
- Anonymiser les particuliers et supprimer les coordonnées bancaires.
- Compléter le prompt (option pour les débits), le coller dans l'outil, puis joindre les deux fichiers.
- Contrôler la réponse : vérifier un échantillon de chaque catégorie, puis traiter une à une les opérations « À examiner ».
- Enregistrer la cartographie validée dans le dossier permanent du client, et s'en servir pour paramétrer la plateforme agréée.
Le prompt à utiliser
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CONTEXTE : Je suis comptable dans un cabinet d'expertise comptable. Je prépare le passage de mon client à la facturation électronique. Je te transmets deux fichiers : l'export de ses opérations de ventes et d'achats sur 12 mois, et son fichier des tiers. Le client [a / n'a pas] opté pour le paiement de la TVA d'après les débits.
OBJECTIF : Classer chaque opération dans une catégorie de flux, puis produire une synthèse par catégorie et la liste des points à examiner avec le client.
RÈGLES DE CLASSEMENT (n'en applique aucune autre) :
FORMAT ATTENDU :
CONTRAINTES :
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Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
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| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Exporter seulement le journal des ventes. | Les achats auprès de fournisseurs étrangers, qui relèvent de l'e-reporting, sont oubliés. | Exporter aussi les comptes d'achats 60, 61 et 62. |
| Laisser l'IA classer d'après le seul libellé. | Un libellé « prestation » peut cacher une vente de biens, et inversement. | Joindre le compte de produit et le code TVA de chaque ligne. |
| Valider les lignes « sûres » sans contrôle. | Une erreur de règle se reproduit sur tout le dossier. | Contrôler un échantillon de chaque catégorie avant de valider. |
| Transmettre les noms des clients particuliers. | Des données personnelles sont envoyées sans nécessité. | Remplacer chaque nom par « Client particulier » avant l'envoi. |
| Oublier de préciser l'option pour les débits. | Des prestations sont signalées à tort pour la transmission des paiements. | Indiquer l'option dans le CONTEXTE du prompt. |
| Laisser la cartographie dans la conversation. | Elle est perdue, et l'équipe ne peut pas la retrouver. | L'enregistrer dans le dossier permanent et la mettre à jour à chaque nouvelle activité du client. |
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