ESSENTIEL - Les absences du salarié : les comprendre et les traiter en paie
Pourquoi cet essentiel ?
L'absence d'un salarié n'a pas toutes les mêmes conséquences sur la paie. Selon son origine (maladie, congé payé, maternité, absence injustifiée, événement familial…), elle peut avoir un impact sur la rémunération, les cotisations, les droits à congés payés, l'ancienneté ou encore la protection sociale.
Avant de calculer un bulletin de paie, il est donc indispensable d'identifier correctement la nature de l'absence afin d'appliquer les bonnes règles.
Cet essentiel présente les principaux types d'absences, leurs conséquences générales et les points de vigilance à connaître.
Le principe
Une absence correspond à toute période pendant laquelle le salarié ne fournit pas sa prestation de travail.
Selon les cas, cette absence peut être :
- rémunérée intégralement ;
- rémunérée partiellement ;
- non rémunérée ;
- indemnisée par l'employeur ;
- indemnisée par la Sécurité sociale ;
- ou donner lieu à un maintien de salaire.
Le traitement dépend principalement :
- du Code du travail ;
- de la convention collective ;
- des accords d'entreprise ;
- de l'ancienneté du salarié ;
- et du motif de l'absence
Les trois catégories d'absences
| Catégorie | Famille d'absence | Rémunération | Exemple |
| Rémunérée | Congés payés | Oui | Congé annuel |
| Rémunérée | Congés pour événements familiaux | Oui | Mariage, décès |
| Rémunérée (selon dispositif) | Formation | Selon le dispositif | CPF, formation employeur |
| Indemnisée | Maladie non professionnelle | Selon les règles applicables | Arrêt maladie |
| Indemnisée | Accident du travail / maladie professionnelle | Oui ou partiellement | AT / MP |
| Indemnisée | Maternité, paternité, adoption | Indemnisation spécifique | Congé maternité |
| Non rémunérée | Congé parental | Non (en principe) | Congé parental d'éducation |
| Non rémunérée | Absence injustifiée | Non | Absence sans autorisation |
| Non rémunérée | Grève | Non (sauf exceptions) | Mouvement social |
On distingue trois catégories, selon le maintien ou non de la rémunération :
Les conséquences sur le bulletin de paie
| Élément du bulletin | Peut être impacté ? |
|---|---|
| Salaire brut | Oui |
| Maintien de salaire | Oui |
| IJSS | Oui |
| Cotisations sociales | Oui |
| Net à payer | Oui |
| Congés payés | Oui |
| Ancienneté | selon les cas |
| Prévoyance | Oui |
| Plafond de Sécurité sociale | dans certains cas |
| Catégorie | Principe | Mécanismes / Exemples |
| Absences rémunérées | Le salarié continue de percevoir sa rémunération normale. | Congés payés ; certains congés familiaux ; certaines formations. |
| Absences indemnisées | Le salaire peut être remplacé ou complété. | Indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS) ; maintien de salaire légal ; maintien conventionnel ; régime de prévoyance. |
| Absences non rémunérées | Le salarié ne perçoit aucune rémunération pendant la période d'absence ; une retenue sur salaire est calculée. | Absence injustifiée ; congé parental (hors dispositions particulières) ; grève. |
Cas particuliers
| Situation | Ce qu'il faut retenir | Pour aller plus loin |
|---|---|---|
| Arrêt maladie avec subrogation | L'employeur perçoit les IJSS à la place du salarié | Mémo dédié |
| Temps partiel thérapeutique | Le salaire est partagé entre activité et IJSS | Mémo dédié |
| Accident du travail | Régime spécifique plus favorable | Mémo dédié |
| Maternité | Suspension du contrat avec indemnisation spécifique | Mémo dédié |
| Absence injustifiée | Pas de rémunération et possible sanction disciplinaire | Mémo dédié |
Les erreurs les plus fréquentes
| Erreur | Conséquence | Bon réflexe |
|---|---|---|
| Confondre maladie et accident du travail | Mauvais calcul du bulletin | Identifier le motif exact |
| Oublier la convention collective | Erreur de maintien de salaire | Vérifier les dispositions conventionnelles |
| Ne pas appliquer les IJSS | Erreur sur le net | Contrôler les attestations CPAM |
| Oublier l'impact sur les congés payés | Droits erronés | Vérifier les périodes assimilées |
| Confondre absence rémunérée et suspension du contrat | Mauvais traitement en paie | Identifier les effets juridiques de chaque absence |
Bonnes pratiques
| Bon réflexe | Pourquoi ? |
|---|---|
| Identifier le motif exact de l'absence | Chaque absence suit des règles différentes |
| Vérifier la convention collective | Les dispositions sont souvent plus favorables que la loi |
| Contrôler les justificatifs | Arrêt maladie, certificat, acte d'état civil… |
| Vérifier le maintien de salaire | Il dépend souvent de l'ancienneté |
| Contrôler les IJSS et la subrogation | Éviter les erreurs de paie |
En résumé
| Point clé | À retenir |
|---|---|
| Une absence suspend le contrat de travail | Oui, dans la plupart des cas |
| Toutes les absences ne sont pas rémunérées | Non |
| Le traitement dépend du motif | Toujours |
| La convention collective peut modifier les règles | Oui |
| Les IJSS concernent principalement les arrêts indemnisés | Oui |
| Un justificatif est souvent indispensable | Oui |
Dans la bibliothèque
Essentiels
- Les congés payés
- Les indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS)
- Le maintien de salaire
- Le plafond de la Sécurité sociale
Mémos
- Comment calculer une retenue pour absence ?
- Qu'est-ce que la subrogation ?
- Comment traiter un arrêt maladie ?
- Comment traiter un accident du travail ?
- Quelle différence entre maladie et accident du travail ?
- Comment traiter un congé maternité ?
- Le temps partiel thérapeutique
- L'absence injustifiée
- Les congés pour événements familiaux
