MÉMO - La sauvegarde et l'archivage des documents de synthèse
Une fois les comptes approuvés et déposés, le travail n'est pas terminé : les documents qui les fondent doivent être conservés, et pendant longtemps. Un contrôle fiscal peut porter sur des exercices anciens, un litige commercial se révéler des années plus tard.
Concrètement, il s'agit de savoir ce qu'il faut garder, combien de temps, et sous quelle forme.
Réponse rapide
| Question | Réponse |
|---|---|
| Combien de temps conserver les livres comptables ? | Dix ans à compter de la clôture de l'exercice, article L. 123-22 du Code de commerce |
| Et pour l'administration fiscale ? | Six ans à compter de la dernière opération mentionnée, article L. 102 B du Livre des procédures fiscales |
| Quelle durée retenir en pratique ? | La plus longue : dix ans couvre les deux obligations |
| L'archivage numérique est-il admis ? | Oui, sous réserve de garantir l'intégrité, la lisibilité et l'accessibilité des documents pendant toute la durée |
Ce qu'il faut conserver, et combien de temps
| Document | Durée | Fondement |
|---|---|---|
| Livre-journal, grand livre, livre d'inventaire | Dix ans à compter de la clôture | Article L. 123-22 du Code de commerce |
| Comptes annuels : bilan, compte de résultat, annexe | Dix ans | Article L. 123-22 du Code de commerce |
| Pièces justificatives : factures, relevés, contrats | Dix ans en droit commercial, six ans au titre du contrôle fiscal | Article L. 123-22 du Code de commerce et article L. 102 B du LPF |
| Fichier des écritures comptables | Six ans en version dématérialisée | Article L. 102 B du LPF |
| Procès-verbaux d'assemblée et rapports de gestion | Dix ans, et sans limite pour les statuts et actes de société | Article L. 123-22 du Code de commerce |
Les deux régimes se superposent sans s'exclure : le délai commercial de dix ans et le délai fiscal de six ans courent en parallèle, à partir de points de départ différents. Retenir dix ans à compter de la clôture couvre les deux, sans avoir à raisonner document par document.
Les conditions de l'archivage numérique
| Exigence | Ce qu'elle implique |
|---|---|
| Intégrité | Le document ne doit pas pouvoir être modifié après son archivage : horodatage, empreinte numérique ou support non réinscriptible |
| Lisibilité | Le document doit rester consultable pendant toute la durée, ce qui suppose d'anticiper l'obsolescence des formats |
| Accessibilité | Le document doit pouvoir être retrouvé et présenté à l'administration dans un délai raisonnable |
| Traçabilité | Le lien entre une écriture et sa pièce justificative doit rester établi, article 410-3 du PCG |
Sauvegarde et archivage : deux notions distinctes
| Sauvegarde | Archivage | |
|---|---|---|
| Objet | Se prémunir contre une perte accidentelle de données | Conserver un document à valeur probante pendant une durée légale |
| Horizon | Court terme, quotidien ou hebdomadaire | Long terme, dix ans |
| Contrainte principale | Fréquence et restauration testée | Intégrité, lisibilité et accessibilité dans la durée |
| Ce qui ne suffit pas | Une sauvegarde ne vaut pas archivage : un fichier restaurable n'est pas nécessairement inaltéré | Un archivage ne dispense pas de sauvegarder l'exploitation courante |
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Retenir six ans en croyant le délai fiscal suffisant | Les documents manquent en cas de litige commercial, où le délai est de dix ans | Aligner la politique de conservation sur le délai le plus long |
| Confondre sauvegarde et archivage | Les fichiers sont restaurables mais leur intégrité n'est pas démontrable | Distinguer les deux dispositifs, avec des supports et des procédures propres |
| Archiver dans un format propriétaire sans anticiper son obsolescence | Les documents deviennent illisibles avant la fin du délai légal | Privilégier des formats pérennes et prévoir les migrations |
| Ne jamais tester la restauration des archives | La défaillance se découvre le jour où l'on en a besoin | Tester périodiquement la relecture d'un archivage ancien |
| Conserver les pièces sans lien avec les écritures | Le chemin de révision est rompu, contrairement à l'article 410-3 du PCG | Maintenir la correspondance entre chaque écriture et sa pièce justificative |
| Détruire les documents dès l'expiration du délai, sans vérification | Un contentieux en cours peut exiger des pièces plus anciennes | Vérifier l'absence de litige ou de contrôle en cours avant toute destruction |
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En résumé
| Point clé | Réponse |
|---|---|
| Quelle durée retenir pour une politique d'archivage ? | Dix ans à compter de la clôture, qui couvre les obligations commerciales et fiscales |
| L'archivage numérique a-t-il la même valeur que le papier ? | Oui, s'il garantit intégrité, lisibilité et accessibilité |
| Une sauvegarde suffit-elle ? | Non : elle protège contre la perte, pas contre l'altération |
| Que conserver sans limite de durée ? | Les statuts et les actes de société |
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