MÉMO - L'arrêté et la présentation des comptes aux organes de direction
Une fois les écritures de clôture passées, les comptes ne sont pas encore définitifs : ils doivent être arrêtés par les dirigeants, puis approuvés par les associés. Deux actes distincts, deux organes différents, deux délais à respecter.
Confondre les deux ou croire que le comptable « valide » les comptes expose à une irrégularité de procédure qui peut fragiliser la décision d'affectation du résultat.
Réponse rapide
| Question | Réponse |
|---|---|
| Qui arrête les comptes ? | L'organe de direction : le gérant en SARL, le conseil d'administration ou le directoire en SA, le président en SAS selon les statuts |
| Qui les approuve ? | L'assemblée générale ordinaire des associés ou actionnaires |
| Dans quel délai l'assemblée doit-elle se tenir ? | Six mois à compter de la clôture, sauf prolongation accordée par le président du tribunal |
| Le comptable arrête-t-il les comptes ? | Non : il les établit et les présente ; l'arrêté est un acte de direction, qui engage la responsabilité du dirigeant |
Deux actes à ne pas confondre
| Arrêté des comptes | Approbation des comptes | |
|---|---|---|
| Qui | L'organe de direction | L'assemblée générale ordinaire |
| Ce qui est décidé | Les comptes sont réputés complets et sincères, et peuvent être soumis aux associés | Les comptes sont validés, et le résultat affecté |
| Portée | Engage la responsabilité des dirigeants sur la sincérité des comptes | Vaut décharge de gestion aux dirigeants pour l'exercice écoulé |
| Formalisation | Procès-verbal du conseil, ou décision écrite du gérant ou du président | Procès-verbal d'assemblée générale, avec les résolutions votées |
Le calendrier
| Étape | Délai | Fondement |
|---|---|---|
| Clôture de l'exercice | Date fixée par les statuts | — |
| Arrêté des comptes par la direction | Avant la convocation de l'assemblée | Article L. 232-1 du Code de commerce |
| Mise à disposition des documents aux associés | Quinze jours au moins avant l'assemblée | Articles R. 223-18 pour les SARL et R. 225-89 pour les SA |
| Assemblée générale ordinaire d'approbation | Six mois à compter de la clôture | Articles L. 223-26 et L. 225-100 du Code de commerce |
| Dépôt au greffe | Un mois après l'approbation, deux mois en cas de dépôt par voie électronique | Article R. 123-111 du Code de commerce |
Les documents à présenter
| Document | Obligatoire pour | Contenu attendu |
|---|---|---|
| Comptes annuels | Toutes les sociétés commerciales | Bilan, compte de résultat et annexe, formant un tout indissociable |
| Rapport de gestion | Sociétés dépassant la catégorie des petites entreprises | Situation de la société, évolution prévisible, événements importants survenus depuis la clôture |
| Projet d'affectation du résultat | Toutes les sociétés | Répartition proposée : réserve légale, réserves, dividendes, report à nouveau |
| Rapport du commissaire aux comptes | Sociétés tenues d'en désigner un | Opinion sur la régularité et la sincérité des comptes |
| Texte des résolutions | Toutes les sociétés | Résolutions soumises au vote des associés |
Cas particuliers
| Situation | Ce qu'il faut retenir | Pour aller plus loin |
|---|---|---|
| Société unipersonnelle, EURL ou SASU | L'associé unique approuve seul : le dépôt du procès-verbal ou de l'inventaire vaut approbation, sans assemblée | - |
| Impossibilité de tenir l'assemblée dans les six mois | Une prolongation peut être demandée au président du tribunal de commerce, par requête motivée | - |
| Le résultat doit être réparti | L'affectation est votée par l'assemblée, sur proposition de la direction | ESSENTIEL - L'affectation du résultat |
| Les comptes doivent ensuite être déposés | Le délai court à compter de l'approbation, et non de la clôture | MÉMO - Délais et dépôt des comptes annuels au greffe |
| Un événement important survient entre la clôture et l'arrêté | Il est mentionné dans le rapport de gestion, et peut imposer d'ajuster les comptes | MÉMO - Les événements postérieurs à la clôture |
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Confondre arrêté et approbation | On croit les comptes définitifs alors que l'assemblée ne s'est pas prononcée | Retenir deux actes distincts : la direction arrête, les associés approuvent |
| Convoquer l'assemblée sans avoir formalisé l'arrêté | La procédure est irrégulière, et la décision d'approbation fragilisée | Établir le procès-verbal d'arrêté avant toute convocation |
| Ne pas respecter le délai de mise à disposition des documents | Les associés peuvent demander l'annulation de l'assemblée | Adresser ou mettre à disposition les documents quinze jours au moins avant |
| Dépasser le délai de six mois sans demander de prolongation | Irrégularité opposable, et responsabilité du dirigeant engagée | Anticiper la date d'assemblée dès l'arrêté, ou saisir le tribunal en amont |
| Présenter les comptes sans projet d'affectation | L'assemblée ne peut pas se prononcer sur le résultat | Joindre le projet d'affectation aux documents soumis au vote |
| Considérer que le comptable engage sa responsabilité sur l'arrêté | La responsabilité est mal située : elle appartient au dirigeant | Le comptable établit et présente, la direction arrête et assume |
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En résumé
| Point clé | Réponse |
|---|---|
| Quel acte précède l'autre ? | L'arrêté par la direction, puis l'approbation par l'assemblée |
| Quel est le délai d'approbation ? | Six mois à compter de la clôture de l'exercice |
| Toutes les sociétés établissent-elles un rapport de gestion ? | Non : les petites entreprises en sont dispensées |
| Que se passe-t-il après l'approbation ? | L'affectation du résultat est enregistrée, puis les comptes sont déposés au greffe |
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