MÉMO - Chèques et virements en attente : que faire des décalages de trésorerie ?
Un chèque tout juste émis, un virement client parti mais pas encore crédité : ces opérations créent, à chaque rapprochement, un écart qui n’a rien d’anormal, l’entreprise les a enregistrées avant que la banque ne les voie passer.
Le risque est de les traiter comme une erreur à corriger, alors qu’il s’agit d’un simple décalage à suivre jusqu’à son dénouement.
Réponse rapide
| Type de décalage | Faut-il une écriture ? | Ce qu'il faut faire |
|---|---|---|
| Chèque émis non encore débité | Non | Laisser l'écriture initiale et suivre l'opération jusqu'à son débit effectif |
| Chèque ou espèces remis à l'encaissement, non encore crédité | Non, sauf transit par le compte 511 | Suivre jusqu'au crédit effectif |
| Virement émis ou reçu en cours de traitement | Non | Le décalage se résorbe généralement en un à deux jours ouvrés |
Les deux méthodes d’enregistrement des remises
| Méthode | Écriture à la remise | Écriture à l'encaissement | Effet sur le rapprochement |
|---|---|---|---|
| Enregistrement direct au 512, le plus courant en PME | Débit 512, crédit 411 dès la remise en banque | Aucune, l'opération est déjà comptabilisée | Un écart apparaît tant que la banque n'a pas crédité |
| Transit par le compte 511, Valeurs à l'encaissement | Débit 511, crédit 411 à la remise | Débit 512, crédit 511 au crédit effectif | Le 512 ne bouge qu'une fois l'encaissement confirmé, mais le 511 est à surveiller |
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Passer une écriture pour corriger un chèque non encore débité | Une écriture inutile est passée, puis une seconde quand la banque enregistre l'opération | Ne rien corriger : l'écriture initiale est exacte, seul le calendrier de la banque diffère |
| Laisser un chèque émis en instance pendant des mois sans y prêter attention | Une opération anormale se fond dans les décalages ordinaires | Analyser toute opération non soldée au-delà du délai de validité d'un chèque, un an et huit jours |
| N'utiliser jamais le compte 511 malgré un volume important de remises | Le solde du 512 annonce une trésorerie qui n'est pas encore disponible | Faire transiter les remises par le 511 lorsque les encaissements par chèque sont nombreux |
| Utiliser le compte 511 sans jamais le solder | Un compte de transit s'accumule et devient illisible | Solder le 511 dès le crédit effectif, et vérifier son solde à chaque rapprochement |
| Confondre décalage et anomalie | Un vrai incident reste sans traitement, ou un décalage normal est corrigé à tort | Vérifier si l'opération apparaît sur le relevé suivant : un décalage se résorbe seul |
| Ne pas reporter les décalages d'un rapprochement au suivant | Les opérations anciennes se perdent et ne sont jamais dénouées | Reprendre les opérations en instance dans l'état suivant, jusqu'à leur dénouement |
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En résumé
| Point clé | Réponse |
|---|---|
| Un chèque émis non débité doit-il être extourné ? | Non, tant qu'il reste valable et en circulation normale |
| Que faire d'un chèque émis depuis plus d'un an ? | L'analyser : au-delà du délai de validité, il peut être réintégré en produit si le bénéficiaire ne le présente plus |
| Le compte 511 est-il obligatoire ? | Non : c'est un choix d'organisation, qui simplifie le suivi sans être imposé par le PCG |
| Comment distinguer un décalage d'une anomalie ? | Le décalage se résorbe sur le relevé suivant, l'anomalie persiste |
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