ESSENTIEL - La comptabilité informatisée face au contrôle fiscal
Pourquoi cet essentiel ?
Aujourd'hui, la quasi-totalité des entreprises tiennent leur comptabilité au moyen d'un système informatisé
- un logiciel comptable dédié,
- mais parfois aussi un simple tableur.
Cette informatisation change profondément les règles du jeu en cas de contrôle fiscal : elle ouvre droit à des obligations et à des risques spécifiques, distincts de ceux d'une comptabilité tenue sur papier.
- Qu'est-ce qui définit juridiquement une comptabilité informatisée ?
- Quelles obligations en découlent,
- Que risque-t-on si elle est jugée irrégulière ?
Cet essentiel pose les bases nécessaires pour comprendre le cadre dans lequel s'inscrit ensuite le FEC (Fichier des Ecritures Comptables)
Le principe
Une comptabilité est dite informatisée dès lors qu'elle est tenue au moyen de systèmes informatiques — qu'il s'agisse d'un logiciel comptable dédié ou, selon la doctrine fiscale, d'un simple tableur.
Depuis le 1er janvier 2014 (pour les contrôles dont l'avis de vérification est envoyé à compter de cette date), tout contribuable soumis à l'IS ou à l'IR (BIC, BNC, BA) selon un régime réel, et tenant une comptabilité informatisée, doit pouvoir la présenter sous forme dématérialisée à l'administration fiscale lors d'un contrôle sur place, via la remise du fichier des écritures comptables (FEC).
Le cadre légal et doctrinal
| Élément | Référence |
| Obligation de représentation dématérialisée | Article L47 A, I du Livre des procédures fiscales |
| Obligation générale de justificatifs comptables | Article 54 du Code général des impôts |
| Conservation des données informatiques | Article 102 B du Livre des procédures fiscales |
| Doctrine administrative de référence | BOI-CF-IOR-60-40 (Contrôle des comptabilités informatisées) |
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| Référence | Contenu |
| BOI-CF-IOR-60-40-10 | Qui est concerné et comment présenter la comptabilité informatisée |
| BOI-CF-IOR-60-40-20 | Format exigé du fichier des écritures comptables (FEC) |
| BOI-CF-IOR-60-40-30 | Modalités de mise en œuvre des traitements informatiques par l'administration |
| Critère | Réponse |
| Régime fiscal | IS, ou IR dans les catégories BIC, BNC, BA, selon un régime réel |
| Nature de la comptabilité | Tenue au moyen de systèmes informatisés (logiciel dédié ou tableur) |
| Depuis quand | Contrôles dont l'avis de vérification est envoyé depuis le 1er janvier 2014 |
| Cas particulier | Les succursales françaises d'entreprises étrangères sont également concernées, au titre de l'IS sur les bénéfices réalisés en France |
| Situation | Ce qu'il faut retenir | Pour aller plus loin |
| Comptabilité partiellement informatisée (ex. recettes en espèces) | Le détail des recettes et les pièces justificatives (ex. rouleaux de caisse enregistreuse) doivent aussi être présentés, sous quelque forme que ce soit | Mémo à venir |
| Comptabilité jugée irrégulière ou non probante | L'administration peut reconstituer le chiffre d'affaires (coefficient, comptabilité matière, méthode statistique) | Mémo à venir |
| Traitements informatiques réalisés par l'administration | Doivent être précisés (nature et résultat) dans la proposition de rectification, pour permettre au contribuable de répondre | Voir le mémo dédié |
| Erreur | Conséquence | Bon réflexe |
| Penser qu'un tableur Excel échappe à la notion de comptabilité informatisée | Non-conformité aux obligations de présentation dématérialisée | Considérer tout système informatique de tenue de comptabilité comme potentiellement concerné |
| Ne présenter que le FEC, sans les pièces justificatives des recettes non centralisées informatiquement | Comptabilité jugée incomplète malgré la remise du FEC | Conserver et pouvoir présenter l'ensemble des pièces justificatives, quel que soit leur support |
| Découvrir les modalités de contrôle informatisé au moment de l'avis de vérification | Manque de préparation, risque accru de rectification | Se familiariser en amont avec le cadre BOI-CF-IOR-60-40 |
| Bon réflexe | Pourquoi ? |
| Identifier précisément quels systèmes (logiciel, tableur...) alimentent la comptabilité de l'entreprise | Déterminer le périmètre exact des obligations de représentation dématérialisée |
| Conserver l'ensemble des pièces justificatives, y compris pour les opérations non centralisées informatiquement | Éviter qu'une comptabilité par ailleurs conforme soit jugée incomplète |
| Se référer à la doctrine BOI-CF-IOR-60-40 en cas de doute | C'est la référence officielle qui encadre le contrôle des comptabilités informatisées |
| Anticiper la génération du FEC bien avant tout contrôle | C'est le moyen concret de satisfaire à l'obligation de représentation dématérialisée |
| Point clé | À retenir |
| Définition | Comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés — logiciel dédié ou tableur. |
| Obligation depuis | Le 1er janvier 2014. |
| Concerné | IS, ou IR (BIC/BNC/BA) au régime réel. |
| Moyen de représentation | Remise du FEC, conforme aux normes de l'article A47 A-1 du LPF. |
| Doctrine de référence | BOI-CF-IOR-60-40. |
