MÉMO - Véhicules de salariés indemnisés au kilomètre : coefficient et minoration (ex-TVS)
Une entreprise qui ne possède aucun véhicule peut être redevable des taxes ex-TVS. Il suffit qu'elle rembourse des frais kilométriques à ses salariés. Deux mécanismes atténuent toutefois la charge, au point qu'elle est nulle dans la plupart des petites structures.
Réponse rapide
| Question | Réponse |
| Pourquoi l'entreprise est-elle redevable ? | Elle prend en charge des frais professionnels : le véhicule est rattaché à son activité |
| Le véhicule doit-il lui appartenir ? | Non : c'est la prise en charge des frais qui déclenche la taxe |
| Les trajets domicile-travail comptent-ils ? | Non, ils sont hors du dispositif |
| Comment la charge est-elle atténuée ? | Un coefficient pondérateur selon la distance, puis une minoration de 15 000 € |
| En dessous de quelle distance la taxe est-elle nulle ? | 15 000 km remboursés dans l'année pour un véhicule donné |
| La minoration est-elle acquise ? | Non : elle relève des aides de minimis, plafonnées à 300 000 € sur trois ans |
Pourquoi la taxe est due
Un véhicule est rattaché à l'activité économique d'une entreprise dans trois cas alternatifs : elle le détient et il est immatriculé en France, elle prend en charge les frais professionnels qui lui sont associés, ou il circule en France pour les besoins de son activité.
Le deuxième cas vise précisément les véhicules personnels des salariés et dirigeants. Dès lors que l'entreprise rembourse des indemnités kilométriques, au réel ou au barème, ou verse des allocations forfaitaires, la condition est remplie, que le véhicule lui appartienne ou non.
La taxation porte sur toute la période pendant laquelle les frais sont contractuellement susceptibles d'être pris en charge, indépendamment de la circulation effective.
Une exclusion importante : la prise en charge des trajets domicile-travail n'entre pas dans le dispositif. Seuls les déplacements professionnels le déclenchent.
Le coefficient pondérateur
Ce coefficient s'applique à la proportion annuelle d'affectation. Il dépend du nombre de kilomètres remboursés par l'entreprise pour le véhicule concerné.
| Distance annuelle remboursée | Coefficient pondérateur |
| De 0 à 15 000 km | 0 % |
| De 15 001 à 25 000 km | 25 % |
| De 25 001 à 35 000 km | 50 % |
| De 35 001 à 45 000 km | 75 % |
| Au-delà de 45 000 km | 100 % |
Deux conséquences pratiques. En deçà de 15 000 km remboursés, la taxe est nulle pour ce véhicule. Au-delà de 45 000 km, le coefficient est sans incidence : la taxe est due en totalité.
L'entreprise doit pouvoir justifier du nombre de kilomètres remboursés en cas de contrôle, y compris, et surtout, pour les véhicules donnant lieu à un montant nul.
La minoration de 15 000 €
| Point | Règle |
| Assiette | Le montant cumulé des deux taxes, CO2 et polluants |
| Périmètre | Les seuls véhicules pour lesquels l'entreprise prend en charge des frais professionnels |
| Moment d'application | Après toutes les autres règles : coefficient pondérateur, proportion d'affectation, exonérations |
| Effet maximal | Elle ne peut créer d'excédent : au-delà, la taxe est simplement ramenée à zéro |
| Condition | Le respect des règles européennes relatives aux aides d'État dites de minimis |
Cette minoration ne s'applique pas aux véhicules détenus par l'entreprise. Une société possédant une flotte et remboursant par ailleurs des kilomètres à trois commerciaux ne l'impute que sur la taxe due au titre de ces trois véhicules.
Un exemple chiffré
Une entreprise ne possède aucun véhicule. Elle rembourse des frais kilométriques à trois salariés au titre de l'année N.
| Salarié | Km remboursés | CO2 du véhicule | Taxe CO2 | Taxe polluants | Coefficient | Montant dû |
| Martin | 12 000 km | 118 g/km, essence Euro 6 | 363 € | 130 € | 0 % | 0,00 € |
| Durand | 28 000 km | 134 g/km, diesel | 883 € | 650 € | 50 % | 766,50 € |
| Leroy | 50 000 km | 96 g/km, essence Euro 6 | 197 € | 130 € | 100 % | 327,00 € |
| Total avant minoration | 1 093,50 € | |||||
| Minoration de 15 000 € | − 1 093,50 € | |||||
| Total dû | 0,00 € | |||||
La taxe est nulle. Ce n'est pas un cas particulier : c'est la situation de la grande majorité des entreprises qui indemnisent au kilomètre.
Le salarié Martin illustre le premier filtre : avec 12 000 km remboursés, son véhicule sort du champ malgré un taux d'émission moyen. Les deux autres sont taxés, mais la minoration absorbe l'ensemble.
À partir de combien de véhicules la taxe devient-elle réellement due ?
La question mérite d'être posée, car elle conditionne l'effort de suivi.
Un véhicule diesel émettant 134 g/km, dont plus de 45 000 km sont remboursés, génère 1 533 € de taxe à coefficient plein. Il en faudrait donc dix pour atteindre les 15 000 € de minoration.
En pratique, la charge ne devient effective qu'au-delà d'une dizaine de gros rouleurs, ou d'une trentaine de commerciaux à kilométrage moyen. En deçà, l'obligation est déclarative, non financière.
Attention à ne pas en conclure qu'il n'y a rien à faire. L'état récapitulatif annuel reste obligatoire pour tous les véhicules taxables, y compris ceux dont la taxe est nulle. Il doit être à jour au dépôt de la déclaration et communicable à l'administration.
La règle de minimis
La minoration est une aide d'État. À ce titre, elle n'est pas acquise de plein droit : elle s'impute sur un plafond global.
| Point | Règle |
| Plafond de droit commun | 300 000 € sur trois années glissantes, règlement UE 2023/2831 du 13 décembre 2023 |
| Plafond du secteur agricole | 50 000 € sur trois années glissantes, règlement UE 1408/2013 modifié |
| Périmètre du plafond | L'ensemble des aides, fiscales ou financières, perçues par l'entreprise — pas seulement cette minoration |
| Moment d'appréciation | À la date d'octroi de chaque nouvelle aide, en tenant compte des trois années précédentes |
Une entreprise ayant déjà consommé 295 000 € de son plafond ne peut donc bénéficier que de 5 000 € de minoration. Le cas paraît théorique, mais il ne l'est pas pour une structure cumulant aides à l'embauche, subventions locales et dispositifs sectoriels.
Le même mécanisme conditionne d'autres avantages du dispositif, notamment l'exonération des véhicules accessibles en fauteuil roulant.
Cas particuliers
| Situation | Ce qu'il faut retenir |
| Salarié utilisant son véhicule sans remboursement | Aucune prise en charge, aucune taxe |
| Remboursement des seuls trajets domicile-travail | Hors du dispositif |
| Allocation forfaitaire mensuelle | Elle vaut prise en charge, au même titre que le barème kilométrique |
| Dirigeant remboursé au kilomètre | Même traitement qu'un salarié : le texte vise les personnes physiques qui travaillent pour l'entreprise |
| Véhicule électrique du salarié | Exonéré de la taxe CO2 et classé catégorie E pour les polluants : montant nul |
| Salarié embauché en cours d'année | La proportion d'affectation se calcule sur la période de prise en charge des frais |
| Plusieurs entreprises remboursant le même véhicule | Chacune calcule sa propre proportion et son propre coefficient |
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
| Erreur fréquente | Bonne pratique |
| Croire qu'une entreprise sans flotte n'est pas concernée | Le remboursement de frais kilométriques suffit à rattacher le véhicule |
| Inclure les trajets domicile-travail | Ils sont expressément exclus |
| Négliger le suivi des véhicules à taxe nulle | Le justificatif est exigé en contrôle, précisément pour ces véhicules |
| Appliquer la minoration à toute la flotte | Elle ne vise que les véhicules donnant lieu à prise en charge de frais |
| Appliquer la minoration avant le coefficient | Elle intervient en dernier, après toutes les autres règles |
| Tenir la minoration pour acquise | Elle relève des aides de minimis et s'impute sur un plafond global |
En résumé
| Point clé | Ce qu'il faut retenir |
| Le fait générateur | La prise en charge de frais professionnels, non la propriété du véhicule |
| Le premier filtre | En deçà de 15 000 km remboursés, la taxe est nulle |
| Le second filtre | Une minoration de 15 000 € sur le cumul des véhicules concernés |
| L'effet combiné | La taxe n'est réellement due qu'au-delà d'une dizaine de gros rouleurs |
| L'obligation qui demeure | L'état récapitulatif annuel, y compris pour les véhicules à taxe nulle |
Dans la bibliothèque Rodco
Essentiels
Mémos
- Calculer les taxes sur les véhicules : la méthode par tranches
- Déclarer les taxes sur les véhicules : quelles lignes, quel formulaire
- Comptabiliser les taxes sur les véhicules de tourisme (ex-TVS)
Modèle Excel
- Simulateur des taxes sur les véhicules de tourisme
Ressources externes
