MÉMO - Exploiter son schéma de processus dans le rapport E8
Le schéma est tracé, le formalisme est tenu, les acteurs figurent dans leurs colonnes. Et pourtant, beaucoup de rapports s'arrêtent là : l'image est insérée, parfois renvoyée en annexe, et le texte poursuit sans jamais s'en servir. C'est le moment précis où l'exercice perd sa valeur, car ce n'est pas le dessin qui est évalué mais ce qu'on en tire.
Que faut-il écrire autour du schéma pour qu'il démontre quelque chose ?
Réponse rapide
| Question | Réponse |
|---|---|
| Un schéma suffit-il ? | Non. Inséré sans commentaire, il décrit mais ne démontre rien |
| Où le placer ? | Dans le corps du rapport si l'analyse s'appuie dessus, en annexe s'il n'est qu'un support |
| Que faut-il écrire autour ? | Ce que le schéma fait apparaître, puis ce qu'on en déduit |
| Combien d'observations ? | Deux ou trois solides valent mieux qu'une liste d'évidences |
| Faut-il proposer des améliorations ? | Oui, et en mesurer les limites : c'est ce qui distingue l'analyse de la description |
| Peut-on critiquer l'entreprise ? | On décrit un fonctionnement, on ne juge pas des personnes |
Ce qu'un schéma permet de voir
Un schéma bien construit ne contient pas de conclusion, mais il rend certaines anomalies visibles d'un coup d'œil, là où un texte les aurait dispersées sur trois pages.
| Ce qu'on observe | Ce que cela révèle | Comment le repérer sur le schéma |
|---|---|---|
| Une redondance | La même information est saisie ou contrôlée deux fois | Deux opérations portant le même verbe sur le même document, dans des colonnes différentes |
| Une rupture de support | L'information change de forme et doit être ressaisie | Un document qui passe du papier au fichier, ou d'une application à une autre |
| Un contrôle manquant | Rien ne vérifie une opération avant qu'elle n'engage l'entreprise | Aucune décision entre la réception d'une pièce et son règlement |
| Une séparation des tâches absente | La même personne engage et valide | Une seule colonne concentre la saisie et la validation |
| Un aller-retour | Le dossier circule plusieurs fois entre deux acteurs | Des flèches qui repartent en arrière entre deux colonnes |
| Une attente | Le dossier stationne sans que personne n'y travaille | Un écart de périodicité entre deux opérations enchaînées |
| Une dépendance à une personne | Le processus s'arrête en cas d'absence | Une opération que seule une colonne peut exécuter, sans relais |
De l'observation à la proposition
Une observation sans suite reste un constat. Une proposition sans limite paraît naïve. Les deux vont ensemble.
| Observation | Proposition possible | Limite à signaler |
|---|---|---|
| Ressaisie entre deux outils | Interfacer les deux applications, ou importer un fichier plutôt que retaper | Coût de l'interface, à rapporter au volume réellement traité |
| Contrôle absent avant règlement | Instaurer une validation au-delà d'un seuil de montant | Un seuil trop bas paralyse le circuit et finit par être contourné |
| Saisie et validation par la même personne | Confier la validation à un autre poste | Impossible dans une très petite structure : prévoir un contrôle a posteriori |
| Document papier au milieu du circuit | Dématérialiser la pièce et la rattacher à l'écriture | Suppose de traiter l'archivage et la valeur probante, pas seulement le scan |
| Aller-retour entre deux services | Regrouper les contrôles en un seul passage | Vérifier que le regroupement ne supprime pas un regard indépendant |
| Validation hors du logiciel | Tracer la validation dans l'application elle-même | La piste d'audit reste incomplète tant que l'accord circule par messagerie |
Un exemple concret
Reprenons le circuit d'une facture fournisseur dans une entreprise avec quatre salariés. Le schéma montre que la validation du responsable, avant mise en paiement, se donne par messagerie, en dehors du logiciel comptable. L'observation tient en une phrase : l'accord existe, mais il ne laisse aucune trace dans le système d'information.
- Ce que cela implique : la piste d'audit s'interrompt à cette étape, puisque rien ne relie le règlement à la validation qui l'a autorisé.
- La proposition : tracer la validation dans l'application, par un statut ou un circuit d'approbation interne.
- La limite : le module d'approbation représente un coût que quatre personnes ne justifient pas forcément. Une solution intermédiaire consiste à archiver les messages de validation dans le dossier de la pièce.
Trois phrases, et le schéma a servi à quelque chose. C'est cela qu'on attend, bien plus qu'une planche parfaitement dessinée.
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Insérer le schéma sans l'annoncer ni le commenter | Le lecteur saute l'image et rien n'est démontré | Annoncer ce qu'il montre avant, formuler ce qu'on en tire après |
| Paraphraser le schéma en toutes lettres | Le texte répète l'image sans rien apporter | Décrire ce qui n'est pas lisible sur le dessin, puis passer aux observations |
| Observer des évidences | L'analyse paraît superficielle | Retenir ce qui a une conséquence : délai, risque d'erreur, contrôle absent |
| Proposer un progiciel intégré pour tout problème | La proposition paraît disproportionnée pour une petite structure | Proposer une mesure proportionnée, et en chiffrer l'ordre de grandeur |
| Ignorer les contraintes de l'entreprise | La proposition est irréalisable et sera écartée en soutenance | Rapporter chaque proposition à la taille, au budget et aux effectifs réels |
| Mettre en cause des personnes | Le rapport devient un jugement, et l'entreprise se ferme | Décrire des postes et des opérations, jamais des individus |
| Renvoyer à une annexe jamais citée | Le schéma n'est pas lu et ne compte pas | Numéroter le schéma et l'appeler explicitement dans le texte |
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En résumé
| Point clé | Réponse |
|---|---|
| Que vaut un schéma non commenté ? | Rien de plus qu'une illustration : l'analyse se juge sur le texte autour |
| Que cherche-t-on à repérer ? | Redondances, ruptures, contrôles manquants, allers-retours, attentes |
| Combien d'observations retenir ? | Deux ou trois, à condition qu'elles aient une conséquence réelle |
| Une proposition suffit-elle ? | Non : elle doit s'accompagner de ses limites et de ses conditions |
| Quel ton adopter ? | Celui de la description d'un fonctionnement, jamais du procès d'intention |
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Essentiels
Mémos
- Construire un schéma de processus : méthode et outils
- JMOT : installer et utiliser le logiciel de schéma événement-résultat
- La piste d'audit fiable : comment sécuriser l'information comptable ?
Modèle Excel
Le programme du
