MÉMO - Construire un schéma de processus : méthode et outils
Représenter un processus n'est pas un exercice unique : plusieurs schémas coexistent, ils ne montrent pas la même chose, et le premier réflexe utile est de choisir le bon. Vient ensuite la question de l'outil, qui est moins décisive qu'on ne le croit. Un schéma juste fait à la main vaut mieux qu'un schéma faux produit par un logiciel.
Réponse rapide
| Question | Réponse |
| Quel schéma choisir ? | Le diagramme de flux pour situer les acteurs, le schéma de circulation pour suivre les documents, le modèle événement-résultat pour analyser les enchaînements. |
| Lequel est attendu à l'épreuve E8 ? | Aucun n'est imposé. Le modèle événement-résultat est le plus complet, le schéma de circulation le plus lisible. |
| Faut-il un logiciel spécialisé ? | Non. Un schéma simple se fait très bien avec les formes de Word ou de PowerPoint. |
| Par où commencer ? | Par une description écrite du processus réel, avant tout tracé. |
| Quelle est l'erreur la plus fréquente ? | Vouloir tout représenter. Un schéma illisible ne démontre rien. |
| Combien de temps y passer ? | Le tracé est rapide ; c'est le recueil auprès des acteurs qui prend du temps, et c'est lui qui fait la qualité du résultat. |
Trois schémas, trois usages
| Schéma | Ce qu'il montre | Quand l'utiliser |
| Le diagramme de flux | Les acteurs et les échanges entre eux, sous forme de flèches nommées. Pas de chronologie, pas de conditions. | Pour poser le décor en début d'analyse, ou situer l'entreprise dans son environnement. |
| Le schéma de circulation de l'information | Le parcours des documents, acteur par acteur, avec les traitements, les décisions et les archivages. | Pour suivre une pièce justificative de son émission à son classement. C'est le plus lisible pour un lecteur non spécialiste. |
| Le modèle événement-résultat | Les enchaînements logiques : ce qui déclenche quoi, sous quelles conditions, avec quels résultats possibles. | Pour analyser un dysfonctionnement, une règle de gestion ou un contrôle manquant. |
Les trois ne s'excluent pas. Dans un rapport, le diagramme de flux situe le processus en une page, le schéma de circulation le déroule, et le modèle événement-résultat n'est mobilisé que sur la partie qui pose problème. Chercher à tout représenter dans un seul schéma produit une planche illisible que personne ne lira.
Les symboles du schéma de circulation
| Symbole | Ce qu'il représente | Bon usage |
| Rectangle | Un traitement, une tâche réalisée par un acteur. | Le nommer par un verbe : vérifier, saisir, valider, transmettre. |
| Rectangle à bord ondulé | Un document, sous forme papier ou dématérialisée. | Indiquer son nom réel dans l'entreprise, pas une appellation générique. |
| Losange | Une décision, avec au moins deux issues. | Écrire la question et étiqueter chaque sortie : oui, non, accepté, rejeté. |
| Triangle | Un archivage ou un classement. | Préciser où et sous quelle forme : dossier, GED, coffre-fort numérique. |
| Flèche | La circulation de l'information d'un point à un autre. | Éviter les croisements : ils rendent le schéma illisible. |
| Colonnes | Un acteur ou un poste de travail par colonne. | Ordonner les colonnes selon le sens de circulation habituel, de gauche à droite. |
La méthode, en cinq temps
| Étape | Ce qu'on fait | Ce qui fait la différence |
| 1. Délimiter | Fixer le début et la fin du processus étudié, ainsi que les acteurs concernés. | Un périmètre trop large produit un schéma inexploitable. Mieux vaut un fragment bien traité qu'un ensemble survolé. |
| 2. Recueillir | Interroger ceux qui exécutent réellement les tâches, et récupérer les documents utilisés. | Demander à voir les pièces plutôt qu'à se les faire décrire : l'écart entre le discours et la pratique est souvent le sujet. |
| 3. Rédiger | Écrire le déroulement en phrases courtes, dans l'ordre chronologique. | Cette étape paraît superflue et fait gagner du temps : elle révèle les zones floues avant qu'on ait tracé quoi que ce soit. |
| 4. Tracer | Construire le schéma à partir du texte, en respectant le formalisme retenu. | Faire relire par un acteur du processus : il repérera en trente secondes ce qui ne correspond pas à son travail. |
| 5. Analyser | Repérer les redondances, les ruptures, les contrôles manquants, les allers-retours entre acteurs. | C'est la seule étape qui compte vraiment. Un schéma qui ne débouche sur aucune observation n'avait pas lieu d'être. |
Quel outil
| Outil | Ce qu'il vaut | Réserves |
| Word ou PowerPoint | Suffisant pour un schéma de circulation ou un diagramme de flux, avec les formes et les connecteurs. | Le tracé devient pénible au-delà d'une vingtaine de formes, et les connecteurs se désalignent à chaque modification. |
| Un outil de diagramme en ligne | Bibliothèques de symboles, connecteurs qui suivent les déplacements, export en image. Plusieurs solutions gratuites existent. | Vérifier où sont hébergées les données avant d'y saisir un processus interne détaillé. |
| JMOT | Outil dédié au modèle organisationnel des traitements, encore utilisé en formation. Gratuit. | Application Java ancienne, qui suppose un environnement d'exécution installé. Formalisme strictement Merise. Memo : Installer et utiliser JMOT |
| Un outil de modélisation BPMN | Notation professionnelle et normalisée, adaptée aux processus complexes. | Formalisme plus riche que ce qui est attendu en BTS, et prise en main plus longue. |
| Le papier | Le meilleur outil pour la première version, celle qu'on rature. | Ne jamais commencer par l'ordinateur : on y consolide des erreurs de raisonnement pour ne pas avoir à tout redessiner. |
Cas particuliers
| Situation | Ce qu'il faut retenir | Pour aller plus loin |
| Un processus entièrement dématérialisé | Le document existe toujours, sous forme de fichier ou d'enregistrement : il se représente comme un document papier. | Préciser l'application concernée et le format, qui deviennent des informations utiles à l'analyse. |
| Un traitement automatique | L'application devient un acteur à part entière et occupe sa propre colonne. | C'est ce qui permet de visualiser le degré d'automatisation et les points de reprise manuelle. |
| Un processus qui varie selon les cas | Ne pas tout représenter : traiter le cas général, et signaler les variantes en note. | Les exceptions se schématisent séparément si elles présentent un enjeu. |
| Un schéma trop dense | Le découper en sous-processus reliés entre eux. | Un schéma doit tenir sur une page et se lire sans loupe. |
| Processus prescrit et processus réel divergent | Représenter le réel, et signaler l'écart avec la procédure officielle. | Cet écart constitue souvent le principal résultat de l'analyse. |
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
| Commencer par le logiciel | Le formalisme prend le pas sur l'analyse, et l'on hésite à corriger ce qui a demandé du temps à tracer. | Écrire, puis crayonner, puis seulement tracer proprement. |
| Représenter la procédure officielle | Le schéma ne montre aucun dysfonctionnement, puisqu'il décrit ce qui devrait se passer. | Recueillir auprès des exécutants, et signaler les écarts constatés. |
| Mélanger plusieurs formalismes | Schéma illisible, et lecteur incapable de savoir ce que signifie chaque symbole. | Choisir un formalisme et s'y tenir, en légendant les symboles utilisés. |
| Vouloir tout faire tenir dans un schéma | Planche saturée que personne ne lit, y compris le jury. | Découper en sous-processus, un schéma par page. |
| Oublier les acteurs externes | Le processus semble commencer et finir dans l'entreprise, alors qu'il est déclenché de l'extérieur. | Faire figurer client, fournisseur, banque et administration aux extrémités. |
| S'arrêter au schéma | Un beau dessin sans conclusion : l'exercice n'a servi à rien. | Terminer par les observations : redondances, ruptures, contrôles manquants, délais. |
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En résumé
| Principe | Ce qu'il impose |
| Le schéma dépend de la question posée | Situer les acteurs, suivre les documents ou analyser les enchaînements : trois usages, trois schémas. |
| L'écrit précède le tracé | Décrire le processus en phrases courtes révèle les zones floues avant tout dessin. |
| Le recueil fait la qualité | Le tracé prend une heure ; comprendre le processus réel en prend dix. |
| Un schéma tient sur une page | Au-delà, il se découpe en sous-processus. |
| L'outil est secondaire | Word suffit pour l'essentiel des schémas attendus. |
| Le schéma n'est pas la fin | Ce qui compte, ce sont les observations qu'il permet de formuler. |
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Dans la bibliothèque Rodco
Essentiels
- Le modèle événement-résultat : représenter un processus
- Le système d'information comptable
- L'organisation comptable de l'entreprise
Mémos
- Saisie, mémorisation et enregistrement des données comptables
- La piste d'audit fiable : comment sécuriser l'information comptable ?
- JMOT : installer et utiliser le logiciel de schéma événement-résultat
- PGI/ERP en comptabilité : quel impact sur le système d'information comptable ?
Glossaire
