MÉMO - Rapprochement commande, livraison, facture : comment traiter les écarts ?
Une facture fournisseur arrive : rien ne dit qu'elle correspond à ce qui a été commandé, ni à ce qui a été livré. Le rapprochement des trois documents est le contrôle qui l'établit, et c'est lui qui conditionne le bon à payer.
Concrètement, il s'agit de savoir ce que contrôle chaque document, et que faire quand ils ne concordent pas.
Réponse rapide
| Question | Réponse |
|---|---|
| Quels documents rapprocher ? | Le bon de commande, le bon de livraison et la facture : c'est le rapprochement à trois documents |
| À quel moment le faire ? | Avant la validation du bon à payer, jamais après le règlement |
| Que faire en cas d'écart ? | Suspendre le paiement de la seule ligne en écart, et demander un avoir ou une facture rectificative |
| Qui doit le réaliser ? | Une personne distincte de celle qui a passé la commande : c'est un principe de séparation des tâches |
Ce que contrôle chaque document
| Document | Ce qu'il établit | Point de contrôle |
|---|---|---|
| Bon de commande | Ce qui a été commandé, aux conditions négociées | Références, quantités, prix unitaires, remises accordées, délai convenu |
| Bon de livraison | Ce qui a été effectivement reçu | Quantités reçues, état des marchandises, réserves éventuelles portées à la réception |
| Facture | Ce que le fournisseur réclame | Concordance avec les deux précédents, mentions obligatoires, taux de TVA, conditions de règlement |
Les cinq écarts les plus courants
| Écart | Origine probable | Conduite à tenir |
|---|---|---|
| Quantité facturée supérieure à la quantité livrée | Livraison partielle facturée en totalité, ou erreur de saisie | Ne payer que la quantité reçue et demander un avoir pour la différence |
| Prix unitaire facturé supérieur au prix commandé | Tarif non mis à jour chez le fournisseur, ou remise négociée non appliquée | Demander une facture rectificative en s'appuyant sur le bon de commande signé |
| Remise ou ristourne absente de la facture | Condition négociée hors contrat écrit, ou oubli du fournisseur | Vérifier les conditions générales et le bon de commande, puis réclamer un avoir |
| Frais de port facturés alors qu'ils étaient offerts | Seuil de franchise non atteint, ou condition promotionnelle expirée | Vérifier la condition commerciale avant de contester |
| Facture sans bon de livraison correspondant | Livraison non enregistrée, ou facturation anticipée | Ne pas payer tant que la réception n'est pas justifiée |
La conduite du rapprochement
- Rapprocher ligne à ligne, et non sur le total : un écart de quantité peut se compenser avec un écart de prix et passer inaperçu.
- Isoler la seule ligne en écart : le reste de la facture peut être réglé à l'échéance, ce qui évite de pénaliser le fournisseur pour une erreur ponctuelle.
- Conserver la trace écrite de la réclamation, elle justifie le retard de paiement en cas de contestation.
- Ne jamais régulariser un écart par une écriture comptable : la correction doit venir d'un avoir ou d'une facture rectificative du fournisseur.
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
| Erreur | Conséquence | Bonne pratique |
|---|---|---|
| Rapprocher sur le montant total et non ligne à ligne | Deux écarts de sens contraire se compensent : la facture paraît juste alors qu'elle ne l'est pas | Comparer référence par référence, quantité et prix unitaire séparément |
| Payer la facture entière malgré un écart sur une ligne | L'entreprise paie ce qu'elle n'a pas reçu, et la réclamation devient beaucoup plus difficile | Régler la part non contestée et suspendre la ligne en écart |
| Corriger l'écart par une écriture comptable | La comptabilité ne correspond plus aux pièces justificatives, et le fournisseur reste créditeur du montant initial | Exiger un avoir ou une facture rectificative : seule la pièce corrige la pièce |
| Faire réaliser le contrôle par la personne qui a passé la commande | Aucune séparation des tâches : l'erreur ou la fraude ne rencontre aucun garde-fou | Confier la validation à une autre personne que le prescripteur |
| Valider un bon à payer sans bon de livraison | Le règlement intervient sans preuve de réception | Subordonner le bon à payer à la présence des trois documents |
| Laisser des écarts non résolus s'accumuler | Le compte fournisseur ne se lettre plus et les avoirs attendus se perdent | Suivre les écarts dans un état dédié, revu à chaque clôture |
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En résumé
| Point clé | Réponse |
|---|---|
| Quel document fait foi sur le prix ? | Le bon de commande, s'il a été accepté par le fournisseur |
| Quel document fait foi sur les quantités ? | Le bon de livraison signé, avec ses réserves éventuelles |
| Peut-on payer partiellement une facture ? | Oui : c'est même la bonne pratique en cas d'écart sur une seule ligne |
| Comment corriger une facture erronée ? | Par un avoir ou une facture rectificative du fournisseur, jamais par une écriture interne |
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Essentiels
Mémos
- Devis, bon de commande, bon de livraison : quelle valeur juridique ?
- L'avoir : quand et comment l'émettre
- La facture : mentions obligatoires et sanctions
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