ESSENTIEL - Comment comptabiliser un achat de prestation de services ?
Une facture d'honoraires, de maintenance ou de publicité paraît simple à enregistrer : un compte de charges, un compte fournisseur, et l'affaire est réglée. C'est oublier que la TVA sur les services ne suit pas la même règle que sur les biens. Elle n'est pas déductible à la facture, mais au paiement. Sauf si le prestataire a opté pour les débits.
Le principe
Une prestation de services correspond à une intervention, un conseil ou un service rendu à l'entreprise : il n'y a pas livraison d'un bien mais exécution d'un travail. Honoraires, maintenance informatique, publicité, nettoyage, formation, conseil, abonnement à un logiciel en ligne relèvent tous de cette catégorie.
Deux conséquences en découlent. La charge s'enregistre dans un compte de classe 61 ou 62, jamais en 60 qui est réservé aux achats de biens. Et la TVA suit la règle propre aux services : exigible chez le prestataire à l'encaissement, elle n'est déductible chez le client qu'au moment où il paie.
C'est cette dissociation entre la charge, constatée dès la facture, et la TVA, différée au règlement, qui impose un compte de régularisation.
Choisir le bon compte de charges
Le compte dépend toujours de la nature économique de la dépense, et non de l'intitulé porté sur la facture.
| Nature de la prestation | Compte |
| Sous-traitance | 611 |
| Entretien et réparations | 615 |
| Rémunérations d'intermédiaires et honoraires | 622 |
| Publicité, publications, relations publiques | 623 |
| Déplacements, missions et réceptions | 625 |
| Frais postaux et de télécommunications | 626 |
| Services bancaires et assimilés | 627 |
| Divers services extérieurs | 628 |
Le recours au compte 628 doit rester l'exception : il n'a de sens que lorsqu'aucun autre compte ne convient. En faire un compte fourre-tout prive l'entreprise de toute analyse de ses charges externes.
Le traitement de la TVA
| Sans option pour les débits | Avec option pour les débits | |
| Exigibilité chez le prestataire | À l'encaissement | À la facturation |
| Déductibilité chez le client | Au paiement de la facture | Dès la réception de la facture |
| Compte à la réception de la facture | 4458 – TVA à régulariser ou en attente | 44566 – TVA déductible sur autres biens et services |
| Écriture au paiement | Transfert du 4458 vers le 44566 | Aucune écriture de TVA |
| Comment le savoir | Absence de mention particulière sur la facture | La facture porte la mention « option pour les débits » |
Le sous-compte de régularisation dépend du plan de comptes retenu par l'entreprise ou par son cabinet. Certains utilisent un sous-compte dédié du 4458, d'autres une subdivision du 4456. L'important est que le compte soit distinct de la TVA effectivement déductible, afin que la déclaration ne reprenne que ce qui est réellement récupérable.
Les écritures
Une facture d'honoraires de 2 000 € HT, soit 2 400 € TTC au taux de 20 %.
Sans option pour les débits — à la réception de la facture
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 622 | Rémunérations d'intermédiaires et honoraires | 2 000,00 | |
| 4458 | TVA à régulariser ou en attente | 400,00 | |
| 401 | Fournisseurs | 2 400,00 |
Au paiement :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 401 | Fournisseurs | 2 400,00 | |
| 512 | Banque | 2 400,00 |
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | 400,00 | |
| 4458 | TVA à régulariser ou en attente | 400,00 |
Avec option pour les débits — à la réception de la facture
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 622 | Rémunérations d'intermédiaires et honoraires | 2 000,00 | |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | 400,00 | |
| 401 | Fournisseurs | 2 400,00 |
Au paiement, seule l'écriture de règlement est passée : la TVA a déjà été déduite.
Cas particuliers
| Situation | Ce qu'il faut retenir |
| Acompte versé sur une prestation | La TVA est exigible dès l'encaissement de l'acompte : le prestataire doit établir une facture d'acompte, et le client peut déduire cette TVA dès le versement |
| Facture reçue en fin d'exercice | Seule la part correspondant aux services consommés sur l'exercice est une charge ; le solde est neutralisé en charge constatée d'avance |
| Prestation d'un fournisseur établi dans l'Union européenne | La TVA est due en France et autoliquidée par le preneur : la facture est établie hors taxe |
| Prestation d'un fournisseur hors Union européenne | Même logique d'autoliquidation lorsque le lieu d'imposition est la France |
| Prestation se rattachant à un immeuble | Le lieu d'imposition est celui de l'immeuble, quelle que soit la qualité du preneur |
| Facture en devise | La conversion de la base taxable obéit à une règle fiscale propre, distincte du cours retenu en comptabilité |
Les cinq questions à se poser avant de valider
| Question | Ce qu'elle permet d'éviter |
| Quelle est la nature exacte du service acheté ? | Un classement par défaut au compte 628 |
| Quel est le compte de charges qui correspond ? | Une analyse faussée des charges externes |
| La TVA est-elle exigible à la facture ou au paiement ? | Une déduction anticipée, redressée en contrôle |
| La prestation concerne-t-elle bien cet exercice ? | Un défaut de charge constatée d'avance |
| Le prestataire est-il français ou étranger ? | Un oubli d'autoliquidation |
Erreurs fréquentes et bonnes pratiques
| Erreur fréquente | Bonne pratique |
| Utiliser systématiquement le compte 628 | Choisir le compte correspondant à la nature réelle du service ; réserver le 628 aux cas résiduels |
| Déduire la TVA dès la facture sans option pour les débits | La loger en compte de régularisation jusqu'au paiement effectif |
| Oublier le transfert au paiement | Le compte de régularisation resterait ouvert et la TVA jamais déduite |
| Ne pas vérifier la mention « option pour les débits » | C'est elle qui détermine le moment de la déduction : la lire sur chaque facture |
| Enregistrer un achat de service en compte 60 | La classe 60 vise les achats de biens ; les services relèvent des comptes 61 et 62 |
| Oublier l'autoliquidation sur une prestation étrangère | Vérifier systématiquement le lieu d'établissement du prestataire |
| Négliger le rattachement à l'exercice | Une prestation à cheval sur deux exercices appelle une charge constatée d'avance |
En résumé
| Principe | Ce qu'il impose |
| Nature avant intitulé | Le compte de charges suit la nature économique du service, pas le libellé de la facture |
| Classe 61 ou 62 | Les services ne s'enregistrent jamais en classe 60 |
| TVA différée | Déductible au paiement, sauf option pour les débits du prestataire |
| Compte de régularisation | Il isole la TVA non encore déductible et se solde au règlement |
| Territorialité | Un prestataire étranger appelle le plus souvent une autoliquidation |
