ESSENTIEL - Comptabilisation d'une facture d'achat de prestations de services
Pourquoi cet essentiel ?
Les achats de prestations de services représentent une part importante des charges d'une entreprise : honoraires, maintenance, locations, conseils, publicité, informatique, sous-traitance…
Leur comptabilisation semble simple, mais plusieurs points nécessitent une attention particulière :
- le choix du compte comptable adapté ;
- la distinction entre une prestation de services et un achat de biens ;
- le traitement de la TVA selon le régime applicable ;
- la prise en compte des règles spécifiques liées aux prestations étrangères ;
- le traitement des factures en fin d'exercice.
Une mauvaise analyse peut entraîner une erreur de comptabilisation, une TVA incorrectement déclarée ou un mauvais rattachement des charges à l'exercice concerné.
À retenir
- Une prestation de services correspond à une opération qui ne conduit pas à la livraison d'un bien matériel.
- Le compte comptable dépend de la nature de la prestation réalisée.
- La TVA applicable dépend notamment du lieu d'établissement du prestataire et des règles de territorialité.
- Certaines prestations étrangères nécessitent une autoliquidation de la TVA.
- Les prestations couvrant plusieurs exercices doivent être retraitées à la clôture.
Le principe
Une facture d'achat de prestations de services constate :
- une charge correspondant au service consommé ;
- une TVA éventuellement récupérable ;
- une dette envers le fournisseur.
L’écriture comptable dépend :
- de la nature de la prestation ;
- du régime de TVA applicable ;
- des éventuelles règles particulières (option pour les débits, autoliquidation, clôture).
Identifier la nature de la prestation
| Nature de la prestation | Compte utilisé | Exemples |
|---|---|---|
| Sous-traitance générale | 611 | Travaux de fabrication confiés à un sous-traitant, développement informatique externalisé, travaux de terrassement confiés à une entreprise spécialisée, prestations logistiques externalisées. |
| Locations mobilières ou immobilières | 613 | Loyer de bureaux, location d'un véhicule, location de matériel informatique ou de chantier. |
| Entretien et réparations | 615 | Révision d'un véhicule, dépannage d'une machine, entretien des locaux, maintenance d'un ascenseur. |
| Primes d'assurance | 616 | Assurance multirisque, assurance véhicule, responsabilité civile professionnelle. |
| Études et recherches | 617 | Étude de marché, audit technique, étude de faisabilité, recherche et développement confiée à un prestataire. |
| Documentation et abonnements | 618 | Abonnement à une revue professionnelle, base documentaire, logiciel documentaire, formations documentaires. |
| Honoraires | 622 | Expert-comptable, avocat, commissaire de justice, consultant, architecte, notaire. |
| Publicité, publications et relations publiques | 623 | Campagne publicitaire, impression de flyers, création d'un site internet, sponsoring, cadeaux clients. |
| Transports, déplacements et missions | 624 | Transport de marchandises, frais de messagerie, billets de train ou d'avion achetés par l'entreprise. |
| Frais postaux et télécommunications | 626 | Affranchissement, téléphone, Internet, abonnement mobile. |
| Services bancaires | 627 | Commissions bancaires, frais de tenue de compte, commissions sur encaissements CB. |
| Autres services extérieurs | 628 | Prestations diverses ne relevant pas des autres comptes : dératisation, blanchisserie, gardiennage, archivage. |
Comptabiliser une facture de prestation française
Cas général
Le prestataire français facture généralement :
- le montant hors taxe ;
- la TVA française ;
- le montant TTC.
Exemple :
Facture d'un consultant :
- Honoraires : 2 000 € HT
- TVA 20 % : 400 €
- Total TTC : 2 400 €
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 622 | Honoraires | 2 000 € | |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | 400 € | |
| 401 | Fournisseur | 2 400 € |
La TVA est récupérable uniquement si les conditions générales de déduction sont respectées.
Focus TVA sur les prestations de services
Principe TVA sur les encaissements
Pour les prestations de services, le prestataire collecte la TVA au moment où il reçoit le règlement.
Pour l'entreprise cliente, la TVA devient récupérable au moment du paiement.
Exemple
Facture reçue le 15 mars N :
- Prestation : 5 000 € HT
- TVA 20 % : 1 000 €
- Total TTC : 6 000 €
Paiement effectué le 10 avril N.
Comptabilisation de la facture
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6xx | Prestation | 5 000 € | |
| 4458 | TVA en attente sur facture non payée | 1 000 € | |
| 401 | Fournisseur | 6 000 € |
Au paiement
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 401 | Fournisseur | 6 000 € | |
| 512 | Banque | 6 000 € |
Constatation de la TVA devenue déductible :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | 1 000 € | |
| 4458 | TVA en attente | 1 000 € |
Cas particulier : fournisseur ayant opté pour les débits
Certains prestataires peuvent opter pour le paiement de la TVA d'après les débits.
Dans ce cas, la TVA devient exigible dès l'établissement de la facture.
La facture reçue comporte généralement la mention : « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits »
Mémo : « TVA sur les prestations de services : encaissements ou débits ? »
Prestations provenant de l'étranger : impact de la territorialité TVA
Lorsqu'une entreprise française reçoit une prestation d'un fournisseur établi dans un autre État membre, la facture est généralement établie hors taxe.
La TVA française doit alors être autoliquidée par le client français.
| Prestataire | TVA facture | Traitement |
|---|---|---|
| France | Oui | TVA française |
| UE | Non | Autoliquidation |
| Hors UE | Non | Autoliquidation |
Cas particuliers à connaître
| Situation | Ce qu'il faut retenir | Pour aller plus loin |
|---|---|---|
| Acompte sur une prestation de services | Le versement d'un acompte peut avoir des conséquences en matière de TVA et nécessite une comptabilisation spécifique avant l'émission de la facture définitive. | Mémo : Comment comptabiliser un acompte sur une prestation de services ? |
| Facture reçue en fin d'exercice | À la clôture, une prestation doit être rattachée au bon exercice. Selon les cas, il peut être nécessaire de comptabiliser une charge constatée d'avance (CCA) ou une facture non parvenue (FNP). | Mémo : Comment traiter une facture de prestation de services en fin d'exercice ? |
| Prestataire établi dans un autre État de l'Union européenne | Les prestations sont généralement facturées hors taxe. L'entreprise française doit, dans la plupart des cas, autoliquider la TVA française. | Mémo : Comment comptabiliser une prestation de services intracommunautaire ? |
| Prestataire établi hors Union européenne | Les prestations fournies par un prestataire situé hors UE peuvent également être soumises au mécanisme d'autoliquidation de la TVA française. | Mémo : Comment comptabiliser une prestation de services hors Union européenne ? |
Les prestations réalisées par un fournisseur établi hors UE suivent également, dans de nombreux cas, un mécanisme d'autoliquidation.
Le fournisseur facture généralement hors taxe.
